Über den Erfolg von Bauprojekten entscheiden Zahlen – nicht nur Millimeter, sondern vielmehr eine kostenorientierte Kalkulation und ein praxisgerechtes Projektcontrolling. Spezielle Software für die Bauwirtschaft kann Architekten und Ingenieure effizient unterstützen.
Dipl.-Ing. (Univ.) Harald Mair/jo
Das Verhältnis zwischen den zu erbringenden Planungsleistungen und den Honoraren hat sich in den letzten Jahren zunehmend ungünstig für Architektur- und Ingenieurbüros entwickelt. Die betriebswirtschaftliche Erfolgskontrolle und damit das frühzeitige Erkennen von Missständen innerhalb jedes Projektzyklus sind heute – neben fachlicher Qualifikation – unerlässliche Voraussetzungen für die erfolgreiche Führung eines Architekturbüros. Klassische Controlling-Methoden taugen in der Architektur allerdings nur bedingt, weil kreative Prozesse unberechenbar sind.
Kontrolle just in time
Die optimale Lösung für Bauplaner ist daher das „Dynamische Projekt-Controlling“. Diese betriebswirtschaftliche Controlling-Methode arbeitet dynamisch, das heißt, dass betriebswirtschaftliche Daten bereits im laufenden Prozess der Leistungserstellung zeitnah betrachtet werden.
Durch ein flexibles Frühwarnsystem können so Fehlentwicklungen frühzeitig erfasst und Gegenmaßnahmen rechtzeitig ergriffen werden. Eine Software, die mit „Dynamischem Projekt-Controlling“ arbeitet, ist das Modul ProjektControlling von ProjektPro ’09. Damit kann der Anwender jederzeit Aussagen über die aktuelle Wirtschaftlichkeit der Projekte treffen und daraus rechtzeitig Entscheidungen ableiten, die zum Erfolg führen.
Sieben Zahlen, die den Erfolg fördern
Eine Kalkulation kreativer Leistungen ist über die PeP-7-Kennzahlen der „Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro“ möglich: Dazu gehören Umsatzrendite, Umsatzziel, Arbeitskostenquote, Projektstundenanteil, mittlerer Bürostundensatz, Gemeinkostenfaktor und Aufwandswerte für Planungsleistungen.
Diese sieben besonders aussagefähigen und schnell zu ermittelnden Werte werden von ProjektPro ’09 korrekt und nachvollziehbar ermittelt. Damit kann die wirtschaftliche Lage eines Planungsbüros schnell bestimmt werden. Interessante Vergleiche im Zeitverlauf oder mit Branchenkennzahlen geben Aufschluss über die wirtschaftliche Entwicklung des Büros und entsprechende Handlungsempfehlungen.
Präzise Entscheidungshilfen
Im Controlling wird meist zu großer Wert auf unzählige, bedeutungslose Auswertungsmöglichkeiten gelegt – und vergessen, dass darunter die Übersicht leidet.
Zur schnellen Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Planungsaufträgen reichen aber in der täglichen Arbeit die drei Kennwerte Kostenanteil, Leistungsanteil und Rechnungsanteil. Bereits deren Korrelation zeigt im laufenden Projekt die Tendenz und eine Hochrechnung des Gewinns oder Verlusts.
Um die Kostenverteilung je Profit-Center noch schneller zu überblicken, steht daher in ProjektPro ’09 eine grafische Auswertung zur Verfügung. Die einzelnen Aufgaben eines übergeordneten Projekts können zusammengefasst und mittels Balkendiagramm grafisch dargestellt werden. So kann die Software frühzeitig Abweichungen und interne Schwachstellen im Projekt identifizieren und der Planer sofort gegensteuern.
Kosten proaktiv lenken
Ausgereifte, praktikable Software-Lösungen erfordern nur die einmalige Eingabe entscheidender Daten, zeigen an der Oberfläche nur die wesentlichen Informationen und unterstützen, wo es geht. Ist dies gegeben, wird sie von den Mitarbeitern gerne benutzt und ist das richtige Mittel, um mittels Controlling Projekte effektiv zu steuern. ProjektPro ’09 erleichtert die Aufgaben des Projekt-Controllings, in dem sie sämtliche projektrelevanten Daten mit der Intelligenz und Ordnung eines weitsichtigen Planers verknüpft – nur schneller und leistungsfähiger. Mit wenigen Klicks werden wirtschaftliche Tatbestände zueinander in Beziehung gesetzt – komplexe Berechnungen führt die Software dann im Hintergrund durch. Dadurch läuft das Controlling quasi „automatisch“, ohne dass der Projektleiter sich mit dem Formelwesen des Controllings auseinander setzen muss.
Komplettlösung
Das Modul ProjektControlling der Gesamtlösung ProjektPro ’09 „denkt“ mit: Es bietet eine strukturierte Auftragsabwicklung (nur Beauftragtes wird geleistet), einen Überblick über offene Rechnungen und kontrolliert die Abrechnung aller geleisteten Aufwände. Darüber hinaus ermöglicht die Software neben Zeiterfassung mit Personalplanung die gesamte Auftrags- und Rechnungslegung sowie die Honorarermittlung nach diversen Honorarordnungen. Mit weiteren Modulen zur effizienten Abwicklung der gesamten AVA, des BüroManagements und des Projektmanagements liefert die Software eine Komplettlösung.
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