Controllingsoftware sorgt für verlässliches Zahlenmaterial

Controllingsoftware bei den Landschaftsarchitekten Büro ST raum a. in Berlin

Verlässliches Zahlenmaterial

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Motivierte Mitarbeiter, durchdachte Planung und Abwicklung sowie ein stets organisiertes Controlling zeichnen das Büro für Landschaftarchitektur ST raum a. aus. Zur Steuerung der Projekte sowie des Büros setzen die Landschaftsarchitekten seit 2003 Controllingsoftware ein. Seit dem Umstieg auf eine aktuelle Version können sie bereits ein positives Fazit ziehen.

Heike Blödorn

Mit 28 Mitarbeitern deckt das Büro die gesamte Palette der Objektplanung ab. So plant ST raum a. Gesellschaft von Landschaftsarchitekten mbH im In- und Ausland Grünanlagen für Bildungsstätten, Botschaften, Wohnanlagen, Büros und Gewerbe sowie Parks, Gartenschauen, Plätze und Fußgängerzonen.

Vor einigen Jahren hat man sich für die Controllingsoftware des Softwarehauses Kobold Management Systeme GmbH entschieden, da man jederzeit einen Überblick über die Projekte auf Basis verlässlichen Zahlenmaterials haben wollte, um das Büro optimal zu steuern. Neben zahlreichen neuen Funktionen deckt die jetzt eingesetzte aktuelle Version die Bereiche Honorarermittlung und Controlling mit nur einem Programm ab.

Geschäftsführerin Katrin Klingberg, verantwortlich für strategische und organisatorische Planung, Personal und Marketing dazu: “Kobold Control ist ein schnelles Programm, ich kann viele Fenster gleichzeitig öffnen und zwischen diesen während der Bearbeitung problemlos hin- und herwechseln.“ Vor der Angebotserstellung legt sie alle Stammdaten an und arbeitet dann zusammen mit dem Projektleiter das Angebot aus. „Sind die Daten und das Projekt angelegt, kann ich problemlos zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen vornehmen, wie z.B. zu den bisher angelegten Leistungsphasen 1 bis 4 weitere Leistungsphasen freischalten“ , erklärt Katrin Klingberg.

Korrekte Kalkulation ist die Basis

Die Grundlage für ein wirtschaftlich erfolgreiches Projekt ist eine korrekte Kalkulation. Mit der Controllingsoftware Programm ermitteln die Planer bereits in der Angebotsphase den erforderlichen Rahmen. Auf Basis schon getätigter Projekte und der aktuellen Stundensätze lässt sich bei einem angenommenen Honorar die zur Verfügung stehende Stundenanzahl für das Projekt abschätzen. Bei Projektstart ordnet die Geschäftsführung gemeinsam mit den Projektleitern den einzelnen Leistungsphasen das entsprechende Budget sowie den Stundenrahmen zu.

Jeder Mitarbeiter ist im System mit seinem Gehalt inklusive Lohnnebenkosten hinterlegt. Während des Projektverlaufes gibt er seine Stunden entsprechend der Leistungsphasen sowie getätigte Sonderleistungen ein. Die Leistungsstände aller Projekte werden in den wöchentlich stattfindenden Teamsitzungen anhand von Auswertungen wie z.B. Plan-Ist-Stunden-Vergleich erfasst.

Rechnungslegung
mit detaillierter Dokumentation

Liegt ein Zahlungsplan vor, erstellt die Controllerin die Rechnungen alleine. In allen anderen Fällen zieht sie den verantwortlichen Projektleiter zu Rate. Rechnungsrückläufer sind mittlerweile eine Rarität. Ein Grund dafür ist die in Kobold Control übersichtlich und nachvollziehbar aufbereitete Dokumentation der erbrachten Tätigkeiten in den Rechnungsformularen.

Ursprünglich hatten sich einige Auftraggeber mit dem Detaillierungsgrad der Rechnungen schwer getan – besonders bei komplexen Projekten mit vielen Bauabschnitten, wo gleichzeitig in unterschiedlichsten Leistungsphasen in Abstimmung mit anderen Gewerken gearbeitet wird. In diesen Fällen ist Katrin Klingberg extra zu den Auftraggebern gefahren, um ihnen die Systematik der Rechnungslegung zu erläutern. Denn in solchen Fällen hat es manchmal sehr lange gedauert bis die Rechnung beglichen worden sind. Ein Aufwand, der sich gelohnt hat, denn heute finden die detaillierten Rechnungen eine breite Zustimmung.

Transparenz und Teamgedanke

Die enge Zusammenarbeit der Controllerin mit den elf Projektleitern, die die Informationen an ihre Teams weitergeben, hat einerseits die Transparenz erhöht und andererseits dazu geführt, dass in kürzerer Zeit bedeutend mehr erledigt wird. Katrin Klingberg erklärt: „Die Kollegen haben erkannt, dass es total unkompliziert ist, wenn wir uns kurz zusammensetzen und dass man im Team schnell viel mehr erreichen kann als alleine.“

Diese Vorgehensweise fördert ein größeres Verständnis für die wirtschaftliche Gesamtsituation und erhöht die Motivation der Mitarbeiter, sich sowohl für das eigene Projekt als auch für das Büro einzusetzen und auch selber Projekte zu akquirieren. Zumal die Geschäftsleitung sämtliche Umsätze sowie Kosten offenlegt. So konnte ST raum a. in 2017 den Umsatz im Vergleich zum Vorjahr verdoppeln, was sich durch die Zahlung entsprechender Boni für die Mitarbeiter auszahlt.

Überstunden sollen bei den Landschaftsarchitekten nicht anfallen, was allerdings bei der momentanen Auftragslage illusorisch ist. Daher hat die Geschäftsleitung mit jedem Mitarbeiter geklärt, wie die Situation zu handhaben sei. Manche möchten die durch die Controllingsoftware exakt belegten Überstunden nach und nach abbummeln, andere möchte sich ein Arbeitszeitkonto anlegen, um dann eine längere Auszeit nehmen zu können. Für letzteres bildet das Büro nun Rückstellungen.

Liquiditätsplanung

Zur Steuerung des Büros ermöglicht das System auch eine Liquiditätsplanung. Hier kann die Geschäftsleitung die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben für die nächsten Monate eingeben. Der automatisch ermittelte Saldo zeigt, wie es um die Liquidität steht. ST raum a. hat geplant, diese Funktionalität zukünftig zu nutzen, wenn eine wöchentliche Planung durch die Software ermöglicht wird.

Das Fazit der Controllerin lautet: „Kobold Control ist für uns kein Kontroll-Instrument, denn Controlling funktioniert nur mit den Kollegen zusammen. Bei uns haben die Mitarbeiter erkannt, wie sie die Software zur Steuerung einsetzen und somit das Ergebnis selbst positiv beeinflussen können.“ Eine wichtige Erkenntnis, die u.a. die Basis des Erfolgs von ST raum a. begründet.

Architekten:

ST raum a. Ges. von Landschaftsarchitekten mbH, Berlin

www.strauma.com



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