Viele Architekturbüros stehen vor der für sie scheinbar unlösbaren Aufgabe, sich während des laufenden Büroalltags nebenbei auch noch um den Aufbau und die Einführung von Qualitätsmanagement (QM) zu kümmern. Mit Hilfe des QualitätsVerbunds Planer am Bau und Studierenden der Hochschule Karlsruhe ist es nun möglich, an nur einem Wochenende ein Qualitätsmanagement-System fürs eigene Architekturbüro zu entwickeln.
Ein Handbuch für Qualitätsmanagement zu erstellen, gestaltet sich während des laufenden Tagesgeschäfts schwierig. Schließlich haben Kunden und die damit verbundenen Aufträge Priorität. Dennoch: „Ich kann jedem nur empfehlen, sich ein Wochenende lang intensiv mit QM auseinanderzusetzen, anstatt es ewig vor sich her zu schieben und immer nur ein bisschen zu machen“, sagt Dipl.-Ing. Architekt Alexander Benthaus, geschäftsführender Gesellschafter bei Benthaus Architekten in Lünen.
Deswegen besteht die Idee des QualitätsVerbunds Planer am Bau (PaB) darin, den Architekturbüros dies während eines Klausurwochenendes zu ermöglichen. Damit die Teilnehmer sich voll und ganz auf die Inhalte ihres Qualitätsmanagement-Systems konzentrieren können, unterstützen Studierende die verschiedenen Architekturbüros durch ihre Ideen, durch ein strukturiertes Zeitmanagement sowie bei der Dokumentation.
Somit ergibt sich eine sehr intensive, projektbezogene Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Studierenden der Hochschule. Die Teams aus Praktikern und Studierenden werden an den drei Tagen sehr eng durch das Team von PaB begleitet und kontinuierlich beraten.
Seit vielen Jahren verfolgt der QualitätsVerbund Planer am Bau in Zusammenarbeit mit der Hochschule Karlsruhe für Technik und Wirtschaft dieses Konzept und entwickelte die inzwischen etablierte und erfolgreiche Kooperation stets weiter: Bereits über hundert Architektur- und Ingenieurbüros bundesweit hat PaB so zu einem effizienten und individuell auf das Büro zugeschnittenen Qualitätsmanagement-System verholfen. Die meisten Architekturbüros sind sogar noch einen Schritt weiter gegangen und haben ihr QMS vom TÜV zertifizieren lassen.
Vorbereitungen zahlen sich aus
Damit die Studierenden beim Klausurwochenende von Anfang an zielorientiert mit den Teilnehmern der Büros zusammenarbeiten können, werden sie im laufenden Semester in der Vorlesung „Qualitätsmanagement“ sowie der Lehreveranstaltung „QM-Systeme/Management-Systeme“ von Prof. Dr. Hermann Hütter intensiv mit dem QualitätsStandard von Planer am Bau vertraut gemacht.
Hütter ist als studierter Bauingenieur Fachmann auf seinem Gebiet. Beim marktführenden Unternehmen für Projektmanagement und bautechnische Beratung in Deutschland, Drees & Sommer, führte er intern das Qualitätsmanagement ein.
Dieses Wissen gibt er nun an Studierende weiter, weshalb ihnen mit Anreise zum Klausurwochenende der Aufbau und die Struktur des QualitätsStandards bestens bekannt sind. Sie kennen viele von Planer am Bau entwickelte Checklisten, sind mit der Denk- und Arbeitsweise des QualitätsStandards vertraut und können dadurch ab der ersten Minute den Büros sinnvolle Fragen stellen oder Impulse geben, die den Aufbau des QM-Handbuchs wertvoll unterstützen.
Arbeitsatmosphäre auf Augenhöhe
Ecoplan war im Januar 2019 Teilnehmer des Klausurwochenendes im hessischen Gladenbach. Vier Mitarbeiter des Berliner Architekturbüros tüftelten gemeinsam mit vier Studierenden an zwei Tagen bis spät in die Abendstunden an den Inhalten des QM-Handbuchs. Neben Ecoplan trafen sich elf weitere Büros und insgesamt 77 Studierende im dortigen Bildungszentrum.
„Schon nach einer kurzer Kennenlernphase konnten wir mit den Studierenden eine Struktur schaffen, in der wir äußerst effektiv arbeiten konnten“, erzählt Christoph Mojen, Geschäftsführer der Ecoplan GmbH Planungsbüro & Beratende Ingenieure in Berlin. „Die Studierenden hatten sich vorab bereits mit dem Büro auseinandergesetzt und wussten im Wesentlichen, welche Leistungen das Büro anbietet, wo es tätig ist und wie viele Mitarbeiter dort beschäftigt sind. Das hat den Einarbeitungsprozess enorm erleichtert.“
Tiefe Einblicke
Die Themen im Handbuch umfassen fast alle organisatorischen Unternehmensstrukturen und -daten, beginnend bei der Unternehmensgeschichte bis hin zum Thema Ablagesystem und zu wichtigen wirtschaftlichen Kennzahlen. An diesen drei Klausurtagen erhielten die Studierenden einen tiefen Einblick in alle relevanten administrativen Themen von Architekturbüros, aber auch in die Herausforderungen auf Management-Ebene – unverblümt und transparent.
Positive Rückmeldungen
„Mein Ziel war es, Qualitätsmanagement an einem Wochenende fokussiert durchzuarbeiten. Dafür habe ich hier die perfekten Rahmenbedingungen gefunden. Jetzt fahre ich mit neuer Energie und Motivation nach Hause“, berichtet Architekt Benthaus. Entsprechend positive Rückmeldungen erhielten auch Prof. Dr. Thomas Benz, Dr.-Ing. Knut Marhold und Dr.-Ing. Dipl.-Wirtsch.-Ing. E. Rüdiger Wenig von Planer am Bau.
„Ich habe sehr viel über unterschiedliche Strukturen und Organisationsformen, Denk- und Vorgehensweisen in Unternehmen gelernt. Auch zum Thema Führungsstile konnte ich einiges mitnehmen“, fasst Student Richard Dittrich seine Erfahrungen zusammen.
„Anfangs sind viele noch skeptisch, ob Studierende beim Vorhaben wirklich helfen können. Diese Skepsis ist jedoch meist schnell verflogen und beide Seiten genießen das schnelle Vorankommen in einer gelösten Atmosphäre“, resümiert Marhold. „Im Laufe der Zusammenarbeit wird schnell die gemeinsame Aufgabe in den Mittelpunkt gestellt und am Ende der drei Tage sind Studierende und Praktiker gegenseitig voneinander beindruckt.“
Auch künftig soll an dem Konzept festbehalten werden. „Nicht nur die Unternehmen profitieren von dieser Zusammenarbeit. Es ist zudem eine gute Möglichkeit, um Studierende auf ihrem Weg in das Berufsleben zu unterstützen“, meint der Initiator abschließend.
Wie geht es nach dem Wochenende weiter?
Die wenigen Punkte, die nach dem Klausurwochenende bis zur Vervollständigung des QM-Handbuchs noch offen sind, werden die Büros zeitnah innerhalb von nur wenigen Wochen abarbeiten. Sie können ihr System dann zur Zertifizierung durch den TÜV Rheinland anmelden. Auch dabei steht das Team von Planer am Bau den Büros zur Seite und begleitet sie bis zur erfolgreichen Zertifizierung.
Wege zum Qualitätsmanagement-Handbuch
Architekten und Ingenieure haben drei verschiedene Möglichkeiten, in Zusammenarbeit mit dem QualitätsVerbund ihr eigenes individuelles Qualitätsmanagement-Handbuch zu erstellen:
- Das QM-Handbuch wird im Büro selbst erarbeitet.
- Während der beschriebenen Klausur-Wochenenden kann das QM-Handbuch in störungsfreier Atmosphäre von Freitagmittag bis Sonntagmittag erarbeitet werden.
- In Inhouse-Workshops vor Ort in den Büros helfen die Mitglieder des Teams von Planer am Bau den Büros, ihr QM-Handbuch zu erarbeiten.
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