Heike Blödorn, Karlsruhe / r.
Das Lübecker Architekturbüro petersen pörksen partner setzt mittlerweile beim dritten Projekt internetbasiertes Projektmanagement ein.
Angefangen hat es im Jahr 2002, als ein befreundeter Planer den Architekten demonstrierte, wie er mit einem Projektraum arbeitet. Angetan von der strukturierten Arbeitsweise war man überzeugt, diese Methodik nutzbringend bei eigenen Projekten einsetzen zu können.
Anhand eines daraufhin erstellten Kriterienkataloges prüften die Planer verschiedene Systeme. Entschieden hat man sich für projectSphere der Awaro GmbH.
Intuitiv
Da Teamorientierung bei dem 1988 gegründeten Planungsbüro mit 30 Mitarbeitern eine große Rolle spielt, war es wichtig, dass hinter dem entsprechenden System ein Unternehmen steht, mit dem dieses gelebt werden kann.
Architektin Birgit Spangenberg, Systemadministratorin für projectSphere, erklärt: „Besonders wichtig war für uns die Kundenorientierung des Anbieters sowie die flexible Nutzung des Systems. Auch sollte die Benutzeroberfläche intuitiv für jeden Beteiligten ohne lange Einarbeitung zu erschließen sein.“
Neben den Anforderungen an eine reibungslose Kommunikation aller Projektbeteiligten hatten die Architekten das Bedürfnis, alle Prozesse transparent abzuwickeln. Denn diese sollen für jeden Beteiligten auch für die ausführenden Unternehmen nachvollziehbar und die Dokumente schnell auffindbar sein.
Zusammenspiel regeln
projectSphere bietet einzelne Funktionsbausteine, die die Projektbeteiligten bei organisatorischen Aufgaben sowie bei der Koordination, der Kommunikation und der Dokumentation unterstützt.
Voraussetzung für die Abwicklung per Internet sind klare und verbindliche Festlegungen, die das Zusammenspiel der Beteiligten regeln. Diese Standards werden in Form einer Projektorganisation, von Berechtigungsprofilen, Kommunikationsregeln und Basisstrukturen konfiguriert. Dieses Vorgehen erleichtert die Projektkoordination und sorgt für eine vereinfachte Bedienung, da sich die Benutzeroberfläche den Vorgaben entsprechend anpassen lässt und dem Benutzer bei Routineaufgaben assistiert.
Erster Einsatz bei Reha-Klinik
Beim Klinikum Holsteinische Schweiz, eine Reha-Klinik für Orthopädie, Angio- und Kardiologie, setzten die Lübecker das System der Frankfurter zum ersten Mal erfolgreich ein.
Aufgabe war, auf einem Grundstück mit Seeblick eine Baumaßnahme von 28 000 qm Bruttogeschossfläche unterzubringen.
Der Entwurf der Architekten sah vor, die drei Baukörper – Gästehaus, Therapie- und Servicegebäude – so in die Landschaft einzubinden, dass eine Symbiose von Bauwerken und Natur als Ort der Entspannung entsteht und somit beste Voraussetzung für die Gesundung bestehen.
Prozesse und Strukturen definieren
An der Entscheidungsfindung projectSphere bei der Reha-Klinik zu nutzen, waren neben den Lübecker Architekten die Tragwerksplaner und Haustechniker beteiligt. Darüber hinaus banden die Architekten die weiteren Planer für Küchen, Energie- und Landschaft sowie die Brandschutzingenieure mit ein und vereinbarten, dass alle Beteiligten inklusive der Nachunternehmer mit dem System arbeiten sollten. Der Bauherr, die LVA-Schleswig-Holstein, stieg allerdings erst später in die Nutzung des Projektraums ein, da interne datenrechtliche Strukturen zu klären waren.
Zuerst galt es, die Prozesse genauestens zu definieren, einen Plancode festzulegen, die Dokumente in entsprechenden Strukturen zentral abzulegen und allen zugänglich zu machen.
In Gesprächsrunden legte jeder Hauptplaner seine Dokumentenstrukturen, Prozesse und Planverwaltung dar. Aufgrund dieser Informationen erarbeiteten die Planer gemeinsam verbindliche Strukturen und erstellten den Plancode, welcher auch für die ausführenden Firmen gilt. Insgesamt arbeiteten weit über 100 Personen mit dem Projektraum.
Alle beteiligten Firmen erhielten Zugänge, eigene Ordner, entsprechende Rechte und wurden angewiesen, ihre jeweiligen Pläne dort abzulegen.
petersen pörksen partner band zwei Reprodienste an den Projektraum an und verschickten jeweils nur einen Satz von Papierplänen. Markus Kaupert, Partner bei petersen pörksen partner, dazu: „Dass der Planversand und der dazugehörige Schriftverkehr über den Reproservice läuft, erspart uns viel Zeit. Auch ist es für uns vorteilhaft, Zugriff auf alle frei gegebenen Pläne mit allen Ständen aller Beteiligten zu haben. Damit sind die Planungen nachvollziehbar.“
Als petersen pörksen partner den Auftrag erhielt, eine Kinderklinik auf Amrum zu planen, war klar, auch hier den Projektraum aufgrund der positiven Erfahrungen wieder zu nutzen.
So griff man auf die einmal entwickelten Strukturen und Plancodes zu, kopierte diese in das neue Projekt und passte diese dann den neuen Anforderungen an.
Einmal aufgebaute Strukturen kopieren
Um die vielfältigen Vorteile des internetbasierten Projektmanagements optimal nutzen zu können, wird das Büro die Plattform konsequent in ihr Leistungsspektrum einbinden und zukünftig möglichst viele ihrer Projekt darüber abwickeln.
Die einmal aufgebauten Strukturen können problemlos in jedes weitere Projekt kopiert und den Anforderungen entsprechend geändert werden.
So nutzen die Lübecker mittlerweile die neue Systemgeneration AWARO.NET auch bei einem kleineren Projekt, einem Alten- und Pflegeheim in Bad Segeberg.
Wesentlich für die Architekten ist in erster Linie die Zeitersparnis, da das Duplizieren und Versenden von Plänen entfällt.
Darüber hinaus ist für die Planer der orts- und zeitunabhängige Datenzugriff aller Beteiligten auf projektrelevante Daten und die schnelle Erstellung einer vollständigen Projektdokumentation ein wesentlicher Faktor für den Einsatz des internetbasierten Projektmanagements.
Weitere Informationen
projectSphere/ AWARO.NET bba 563
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