Firmen im Artikel
Anforderung:
Jederzeit betriebswirtschaftliche Gesamt-Übersicht
Lösung:
Ausgereifte Controlling-Software für präzise, aussagekräftige Projektanalysen
Mit 18 Mitarbeitern – Architekten, Bauingenieuren, Umweltingenieuren, einer Landschaftsarchitektin, Bautechnikern und Bauzeichnern – bearbeitet das Büro unterschiedlichste Projekte im Wohn-, Industrie- und Gewerbebau. Aber auch öffentliche und landwirtschaftliche Bauten beinhaltet das Portfolio.
Rund 60 % seiner Projekte rechnet Martin Hüllmann nach Aufwand ab und etwa 40 % gemäß HOAI. Damit das gelingt und das Einkommen nicht nur auskömmlich, sondern eine gute Rendite abwirft und die Auftraggeber zufrieden sind, setzt der Büroinhaber das Programm „Kobold Control“ des Softwarehauses Kobold Management Systeme ein.
Honorarermittlung
Wichtig für Hüllmann ist, dass ihn die Software bei der Honorarermittlung, der Angebots- und Rechnungsstellung unterstützt. Dazu bildet das System sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und beinhaltet alle Funktionen, um Honorare schnell und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Sonderfälle, wie z. B. Zuschläge aller Art und Wiederholungen kann er hinterlegen genauso wie er Pauschal- und Aufwandshonorare abbilden kann.
Jeder Mitarbeiter ist im Programm mit seinem individuellen Stundensatz und einem prozentualen Anteil für Gewinn hinterlegt. Bei Beginn eines HOAI-Projektes budgetiert der Bauingenieur die Stunden pro Leistungsphase und definiert die Soll-Stunden. Letztere ermittelt er über den Stundensatz als Mittelwert aller Mitarbeiter und errechnet dann mit dem System die Planstunden für jede neue Leistungsphase. Per Mausklick ermittelt das Programm den Gemeinkostenfaktor. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten nach dem Verursachungsprinzip.
Transparenz bei Stundenachweisen
Während des Projektverlaufs erfasst jeder Mitarbeiter seine täglich geleisteten Stunden und weist diese den entsprechenden Projekten mit den Leistungsphasen oder den Gemeinkosten zu. Nach Aufwand zu berechnende Tätigkeiten wie z. B. Architekten- und Bauleitersitzungen sowie Besondere Leistungen geben die Planer genauso ein wie Tätigkeiten, die für die Allgemeinkosten eine Rolle spielen.
Schlanke Prozesse
Mittels agilem Projektmanagement arbeiten die Planer zielgerichtet die Aufgaben ab. Die Fokussierung auf Teilziele, schlanke Prozesse und ein sich selbst organisierendes Team sind dabei hilfreich. So nähert sich das jeweilige Team bei Sanierungs- und Instandhaltungsprojekte sowie Umbauten – diese berechnet das Planungsbüro nach Aufwand – in kleinen Schritten der Bauaufgabe, um so in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber die Leistungspakete zu definieren.
Auch definiert das Team gemeinsam wie das Projekt betriebswirtschaftlich optimal abzuwickeln ist und stimmt daraufhin die Vorgehensweise ab.
Projektanalyse
Bei der Analyse klassischer HOAI-Projekte ist beim Vergleichen des Budgets von Soll- zu Ist-Stunden erkennbar, ob man sich im vorgegebenen Budget befindet und wie viele Reststunden übrig sind. Sind in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, können diese in eine spätere Phase verschoben werden. Auch ist durch die Soll-Ist-Vergleiche und die Analyse der Leistungsphasen ersichtlich, an welchen Stellen der Aufwand höher oder niedriger im Vergleich zur Ursprungskalkulation ist oder gegenüber dem, was die HOAI vorgibt. Mittels Kostenvergleichen sieht der Büroinhaber, ob der aktuelle Projektstand mit der Summe der gestellten Rechnungen deckungsgleich ist.
Betriebswirtschaftliche Übersicht
Nach dem Fazit des Einsatzes der Controllingsoftware gefragt, erläutert Martin Hüllmann: „Ich habe zu jedem Zeitpunkt eine komplette betriebswirtschaftliche Übersicht.“ Daher hat der Einsatz von Kobold Control eine strategische Bedeutung für ihn. In den monatlichen Sitzungen zieht man die verschiedenen Auswertungen zu Rate, um zu erkennen, wo das Büro betriebswirtschaftlich steht, welcher Umsatz generiert wurde, wie viel Rechnungen mit welchen Beträgen erstellt wurden, welche Tätigkeiten noch abzurechnen sind und wie hoch der Auftragsbestand ist. Dies sichert nicht nur die Liquidität, sondern auch eine gute Umsatzrendite. Und die Kombination von agilem Projektmanagement und Controllingsoftware ist für Hüllmann die Basis für seinen Erfolg.
Dipl.-Ing. (FH) Martin Hüllmann, Planungsbüro Hüllmann – Architekten & Ingenieure: „Wir wissen durch den Einsatz von Kobold Control und die Analysen der HOAI-Projekte sehr genau, was wir kosten und können somit gut unsere externen Stundensätze sowie den Aufwand kalkulieren.“
