Fakten statt Akten

Sven Elbl

Gerade bei der Planung von Bauwerken, wo viel Archivmaterial anfällt, ist die langfristige Aufbewahrung noch nicht einheitlich geklärt. Das native Format einer CAD-Software lässt sich oft schon mit der übernächsten Programmversion drei bis vier Jahre später nicht mehr lesen und bearbeiten.

Einige CAD-Anbieter arbeiten an neuen Lösungen, die das Speichern und Lesen von PDF/A ohne Zusatzwerkzeug ermöglichen. PDF/A ist eine von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) anerkannte Version des PDF für die Archivierung. Ein Programm mit dieser Funktion bietet Nemetschek Allplan mit seiner neuen Version Allplan 2009. Die Funktionsweise ist schnell erklärt: Im Gegensatz zu Industriestandards oder proprietären CAD-Formaten wie DXF, DWG oder DGN bietet der ISO-Standard eine offen gelegte Zertifizierung, die dauerhaft gilt und für jedermann zugänglich ist. Ein PDF/A-Dokument lässt sich in Allplan 2009 ohne zusätzliche Hilfsmittel erstellen. Ein Schlüsselfaktor für die lange Reproduzierbarkeit von PDF/A-Dokumenten ist, dass alle notwendigen Informationen im Dokument selbst enthalten sind. Dies umfasst sichtbare Inhalte wie Texte, Vektorgrafiken, Rasterbilder, Schriftarten, Farbräume und vieles mehr. Hingegen darf ein PDF/A-Dokument weder direkt noch indirekt auf externe Quellen verweisen. Alle Schriften müssen eingebettet werden, damit die Dokumente so angezeigt werden, wie sie erstellt wurden.

Als Faustregel gilt: Eine Archivierung über offene Formate wie PDF/A ist derzeit die sinnvollste Methode, um Pläne lange elektronisch zu archivieren. Ein Vorteil, der gerade bei Architekten in Hinblick auf die vielen Gewährleistungsfristen und Aufbewahrungspflichten zum Tragen kommt.

Hat der Architekt Unterlagen des Auftraggebers in Verwahrung, unterliegen diese dem eigentumsrechtlichen Herausgabeanspruch, der nach 30 Jahren verjährt. Am vernünftigsten ist es, diese Unterlagen dem Auftraggeber mit Vertragsbeendigung auszuhändigen und für sich Kopien zu archivieren. Eigene Leistungen des Architekten verbleiben im Eigentum des Architekten. Hier hat der Auftraggeber einen vertraglichen Leistungsanspruch auf Kopien, der in der Verjährungsfrist von drei Jahren bzw. im Gewährleistungsfall in fünf Jahren verjährt.

Honoraransprüche von Architekten verjähren nach drei Jahren. Die Verjährung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Honoraranspruch durch Übermittlung einer prüfbaren Schlussrechnung fällig geworden ist. Gewährleistungsansprüche, beispielsweise bei Planungsfehlern, unterliegen einer fünfjährigen Verjährung. Die Verjährung beginnt in der Regel mit der Abnahme der vollständig erbrachten Planungsleistung. Ist die Leistungsphase 9 übertragen, endet die Verjährung in aller Regel sogar erst zehn Jahre nach der Fertigstellung des Bauwerks. Generell gilt: Sollte es wirklich zu einem Gerichtsverfahren kommen, kann sich dieses über mehrere Jahre hinziehen. Gut beraten ist dann, wer die Archivierung sämtlicher Planungsunterlagen auf lange Zeit sicherstellt.

Steuerlich relevante Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die letzte Handlung erfolgt ist. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) regeln die Aufbewahrung digitaler Unterlagen ganz genau, u.a. gelten:

Rechnungen müssen eine qualifizierte elektronische Signatur tragen. Der Empfänger muss die Signatur im Hinblick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung prüfen und das Ergebnis dokumentieren. Daten müssen auf Datenträgern gespeichert sein, die Änderungen nicht mehr zulassen. Der Eingang von Rechnungen, ihre Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung und Archivierung muss protokolliert sein. Die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen.