Effiziente Planung und sichere Kontrolle

Bauprojekte sind komplexe Prozesse mit einer Vielzahl von Ressourcen, strikten Terminvorgaben und zahlreichen Projektbeteiligten. Um diese Projekte zu planen, greifen viele Architekten und Bauingenieure auf eher bescheidene Hilfemittel zurück: Da werden Balkendiagramme im CAD gezeichnet oder die Kosten- und Ressourcenplanung mit Microsoft Excel durchgeführt.

Effizienter ist die Projektplanung und –kontrolle allerdings mit spezieller Projektmanagement-Software zu lösen, die nicht nur eine Planung visualisieren, sondern kritische Wege automatisch berechnen, Abhängigkeiten der verschiedenen Projektschritte dynamisch darstellen oder den Ressourcenbedarf in Abhängigkeit von den Terminvorgaben kalkulieren kann.

Unter dem Schlagwort ”Projektmanagement-Software” verbergen sich allerdings grundsätzlich zwei verschiedene Gruppen von Lösungen.

Es gibt zum einen Lösungen für das „externe“ Projektmanagement, also für die Verwaltung und Steuerung von Abläufen auf der Baustelle.

Dazu zählen branchenunabhängige Systeme zur Verwaltung von Projektportfolios und Ressourcen, wie insbesondere Microsoft Projekt, genauso wie Systeme, die speziell für die Termin- und Ressourcenplanung in der Baubranche konzipiert sind.

Diese verfügen zum Beispiel über bauspezifische Vorlagen mit Kalendern und Gewerken. Typische Vertreter dieser „Gattung“ ist das System Powerprojekt von Asta Development. Nicht jeder Architekt benötigt eine Ressourcenplanung. Für sie sind Lösungen wie pro-Plan von gripsware, die sich nur auf das Bauzeitenmanagement konzentrieren, eine kostengünstige Alternative.

Und es gibt Anwendungen, die für die Organisation der Abläufe innerhalb des Planungsbüros, also für das „interne“ Projektmanagement entwickelt wurden.

Entsprechende Lösungen sind zum Beispiel Apsis BE Classic der Apsis Software AG (gehört nun zur conject AG in München) oder RP-Pro der Loreg GmbH. Letzteres System reicht auch schon in einen Unterbereich des internen Projektmanagements hinein – dem Büromanagement, das zum Beispiel auch Vertragswesen, Adressverwaltung und buchhalterische Funktionen beinhaltet.

Derartige Lösungen gibt es oft auch von den Herstellern von CAD- oder AVA-Lösungen, wie beispielsweise von der Nemetschek AG, die mit MyOffice ein System für die Anforderungen des Büro- und internen Projektmanagements entwickelt hat.

Microsoft sieht sein Projektmanagement-System Project 2002 als Branchen- und Anwendergruppen übergreifendes Tool, das für den Freiberufler genauso interessant ist wie für den Manager in einem großen Unternehmen.

Auch in der Baubranche findet die Lösung eine weite Verbreitung, was letztendlich sicher auch auf den hohen Marktanteil von Microsoft Windows zurückzuführen ist.

So passt sich Microsoft Project denn auch nahtlos in die Microsoft-Office-Umgebung ein, Aufgabenlisten aus Outlook und Excel lassen sich in die Planung von Microsoft Project übernehmen.

So genannte Smart Tags melden sich automatisch, sobald das Programm eine Änderung im Plan erkennt und zeigen, welche Auswirkungen diese Änderungen haben. Dank dieser Automatik muss niemand mehr von Hand die künftige Entwicklung nach einer Änderung kontrollieren. Verschiedene Simulations- und Analyseprogramme verschaffen einen Überblick über Ressourcen und Planung in einem Unternehmen. Der Projektmanager erkennt schnell, wo die Schwachstellen liegen und wo Kapazitäten frei sind.

Microsoft stellt Project 2002 in drei Modulen zur Verfügung: Project Standard 2002 bietet die wichtigsten Technologien für das dynamische Management von Zeitplänen und Ressourcen sowie für die detaillierte Überwachung des Projektstatus. Project Professional 2002 stellt zusätzlich spezielle Technologien für die unternehmensweite Zusammenarbeit, Datenanalyse in Echtzeit und Ressourcenverwaltung bereit. Drittes Mitglied der Familie ist der Project Server 2002.

Er ermöglicht zusammen mit dem Professional-Modul die Einrichtung eines zentralen Speicherverzeichnisses, in dem alle relevanten Daten und Informationen abgelegt sind. Dieses Verzeichnis schafft nicht nur die Grundlage für das unternehmensweite Projekt- und Ressourcenmanagement, sondern gestattet auch die Erstellung von Analysen und Reports in Echtzeit. In Verbindung mit Project Standard 2002 kann der Project Server auch als Lösung für die teaminterne Kooperation genutzt werden.

Ähnlich wie Microsoft bietet die Karlsruher Asta Development GmbH ihre Bau-Projektmanagement-Lösung in drei Stufen an: Neu ist die günstige Einstiegsversion Asta Easyplan für die Planung und Steuerung kleinerer bis mittlerer Projekte, wenn die Erstellung von Bauzeitenplänen im Mittelpunkt der Anforderungen liegt. Mit der Lösung lassen sich einfache Balkenpläne genauso erstellen wie komplexe, mehrschichtige Ablaufdiagramme.

Die Projektschritte können einfach mit der Maus gezeichnet, über die Vorgangstabelle eingegeben oder aus anderen Anwendungen kopiert und importiert werden. Der Anwender vernetzt die Vorgänge dann miteinander und das System berechnet auf Knopfdruck auch komplexe Terminpläne. Bauspezifische Vorlagen mit Kalendern und Gewerken sind im Programm enthalten und reduzieren den Aufwand für die Planerstellung erheblich.

Kosten lassen sich in einzelne Kostengruppen gliedern und den Vorgängen als Ausgaben oder Einnahmen zuordnen.

Die Kostenverläufe sind übersichtlich als Diagramm unterhalb des Balkenplans darstellbar. Eine ursprüngliche Planung (Referenz) ist für einen Soll-Ist-Vergleich archivierbar und kann zum aktuellen Projektstand hinzugeladen werden. So sind Abweichungen auf einen Blick ersichtlich und es kann rechtzeitig gegengesteuert werden. Mit den integrierten Filter- und Sortierfunktionen lassen sich für jeden Projektbeteiligten in jeder Phase die wichtigsten Vorgänge zusammenfassen.

Asta Easyplan ist eine „abgespeckte“ Version der Profianwendung Asta Powerproject, das zusätzlich eine Ressourcen-Planung, die Möglichkeit, mehrere Referenzen abzuspeichern und erweiterte Möglichkeiten zur Darstellung der Projektzweige bietet.

Asta Powerproject unterscheidet bei der Ressourcenplanung zwischen Arbeitsmitteln (Personal, Geräte) und Verbrauchsgütern (Baustoffe). Darin liegt ein wesentlicher Unterschied zu Microsoft Project, das diese Trennung nicht berücksichtigt. So lassen sich zum Beispiel auch Schalungsplanungen realistisch darstellen. Per Knopfdruck können alle Vorgänge umsortiert und zum Beispiel nach den Ressourcen dargestellt werden. Dadurch erkennt man auf einen Blick, welche Ressource wann und wo eingeplant ist (wichtig bei der Einplanung von Geräten und Maschinen). Mit dem dritten Baustein in der Asta-Familie, Asta Enterprise, lässt sich das Projektmanagement zum Unternehmensmanagement erweitern. Der Server verwaltet alle Projekte und ermöglicht so eine projektübergreifende Mitarbeitereinsatzplanung. Besonders geeignet ist das System zur internen Planung als Erweiterung der reinen Bauablaufplanung. Der Anwender steuert nicht jedes Projekt einzeln, sondern übergreifend und erkennt so schnell Engpässe oder freie Kapazitäten.

Ein etwas einfacheres, aber damit auch kostengünstigeres System – die Kosten liegen im unteren Bereich der Preisklasse, in der sich auch Asta Easyplan oder Microsoft Project Standard bewegen – ist pro-Plan der gripsware Datentechnik GmbH, Vogt.

Dieses System wurde speziell für die „intelligente“ Projekt- und Bauzeitenplanung entwickelt, bietet aber keine Möglichkeit, Ressourcen mit einzuplanen oder mit den zeitlichen Abläufen zu verknüpfen. Dies dürfte für Architekten in der Regel auch nicht wesentlich sein, da hier die Projekte zumeist nur zeitlich geplant werden. Darüber hinaus bietet pro-Plan aber alle Funktionen für eine transparente und übersichtliche Projektplanung, von der grafischen Terminplanung, über einen Soll-Ist-Vergleich mit Prognose bis hin zur Anzeige des kritischen Weges. Die Version 3 verfügt über ein Layertechnik, mit der in einer Projektdatei unterschiedliche Ebenen angelegt werden können, die sich beliebig ein- oder ausblenden lassen. So können durch unterschiedliche Layer die Planstände visualisiert oder für verschiedene Adressaten nur die für ihn individuell relevanten Daten angezeigt werden. Der Kalenderbereich erfasst Eingaben für Vorgangszeiten bis herunter zu einer ¼ Stunde (zum Vergleich: in Asta Easyplan bzw. Asta Powerproject liegt die minimale Zeiteinheit bei einer Sekunde). Ab der Version 3.1 wird es die Möglichkeit geben, Verknüpfungen an beliebiger Stelle anderen Vorganges anzusetzen. Bisher konnte nur Anfang oder Ende eines Vorgangs gewählt werden.

Eines der umfassendsten Systeme für Projectcontrolling und –information dürfte RP-PRO der Loreg GmbH, Wiesbaden, sein.

Das System ist ausschließlich für Bauingenieure und Architekten konzipiert und an deren Bürotätigkeit angepasst. In der Projektverwaltung wird nicht mit Balkendiagrammen gearbeitet, sondern mit Tabellen. Hier werden Projekttermine, das Budget oder der Leistungsstand angegeben. Zusätzlich können Angebote, Verträge usw. hinterlegt und der Einsatz der Mitarbeiter geplant werden. Damit richtet sich RP-PRO nicht an Anwender, die die Termine und Ressourcen eines Projektes planen wollen, sondern an Büros, die ein Tool zur internen Verfolgung laufender Projekte suchen.

Darüber hinaus umfasst RP-PRO weitere Module, mit denen alle betrieblichen Abläufe integriert werden. Adressverwaltung, Arbeitszeiterfassung, Controlling, Planverwaltung oder Stammdaten sind nur einige der zur Verfügung stehenden Module. So ist ein ganzheitlicher Überblick über alle relevanten Projekt- und Unternehmenskennzahlen möglich.

Eine nicht ganz so umfangreiche Lösung ist APSIS. Die Software ist als Projektcontrolling-Lösung für Architekten und Bauingenieure konzipiert. Im Fokus der Lösung steht die Transparenz der Projektkosten. Eine zentrale Rolle spielen dabei die Kosten bzw. Gehälter der Mitarbeiter. Durch die Erfassung der Arbeitszeiten pro Projekt durch jeden Mitarbeiter lassen sich sofort Abweichungen zu den kalkulierten Verträgen erkennen. Mit diesen Informationen erhält der Architekt eine solide Ausgangsposition für Nachvertragsverhandlungen.

Grundlage für den Vertragsentwurf ist die Honorarermittlung nach HOAI von APSIS. Die Daten können hier direkt oder aus der DIN 276 übernommen werden. Um jederzeit den Überblick über alle Projekte des Büros bzw. des Unternehmens zu behalten, stellt APSIS in der Projektkalkulation passende Auswertungen zur Verfügung. Dieses Werkzeug liefert aktuell alle Informationen wie zum Beispiel Soll-/Ist-Vergleiche. Werden zu einzelnen Zahlen (z. B. Projektkosten) weitere Informationen benötigt, reicht ein ”Klick” auf diese Zahl, um Detailangaben (z. B: welcher Mitarbeiter hat wann an diesem Projekt gearbeitet) zu erhalten. Mit der integrierten Arbeitsvorbereitung lässt sich jederzeit ermitteln, wann ein Projekt abgeschlossen ist, ob das vereinbarte Honorar ausreicht oder ob überhaupt genügend Mitarbeiter zur Bearbeitung frei sind.

Nemetschek MyOffice ist eine Standardplattform und günstige IT-Lösung für alle Anforderungen des Büro- und internen Projektmanagements. Ineffektive Prozesse können erkannt und unnötige Kosten so zukünftig vermieden werden. MyOffice setzt an bei der Verwaltung der formalen Mitarbeiter-Daten (persönliche Daten, Qualifikationen, Löhne und Gehälter) bis hin zur Verwaltung der spezifischen Daten, wie Tätigkeiten, Zuordnung zu Projekten und Bereichen, Zugriffsrechte zu Daten und Dokumenten oder die Erfassung und Verwaltung von Stundenlisten und Tätigkeitsnachweisen.

Auch für die internen Workflow-Prozesse ist Nemetschek MyOffice eine Lösung. Die Arbeitsvorbereitung, Weiterleitung von Dokumenten zur Kontrolle, Abnahme oder Berechnung und auch die Terminplanung und -kontrolle lassen sich damit bewerkstelligen. Zur besseren Übersicht können bürospezifische Arbeitsprozess-Szenarien beliebig grafisch dargestellt werden.

Auch professionelle betriebswirtschaftliche Analysen sind mit der neuen Nemetschek IT-Lösung möglich. Alle unternehmerischen Ein- und Ausgaben lassen sich damit analysieren und jeder Unternehmer erhält dadurch schnell und übersichtlich die aktuelle Ist-Situation im Büro. Im Bereich der Projektorganisation und -steuerung erfolgt eine praxisbezogene Verwaltung der Informationen und Dokumente. Funktionalitäten wie Workflow, Dokumentenhistorie, Arbeitsvorbereitung u.v.m machen MyOffice zur einer Informations- und Kommunikationsplattform, die die Zusammenarbeit deutlich vereinfacht. Wer wo und an was arbeitet und wo alle Projektdokumente abgelegt sind, ist genauso leicht ersichtlich wie die Organisation von Terminen zu einzelnen Tätigkeiten am Projekt. Und am Ende des Projektes erhält der Anwender per Mausklick die Ausgabe eines Gesamtprotokolls aller Projektdaten.

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