Nutzung ohne Softwareinstallation

Dr. Christian Müller, Geschäftsführer Awaro GmbH

Das badische Architekturbüro Eitel aus Haslach mit Zweitbüro in Karlsruhe hat sich für den Einsatz von internetbasiertem Projektmanagement entschieden.

Kennen gelernt hat der Inhaber des 11-köpfigen Büros, Martin Eitel, die Stärken der Methodik bei einem Zusatzstudium zum Thema „Internationales Projektmanagement“. Angetan von der strukturierten Arbeitsweise war er überzeugt, die Methodik nutzbringend bei eigenen Projekten einsetzen zu können.

Da das Büro bei einem Projekt, bei dem es mit dem Projektmanagement beauftragt war, die Erfahrung mit einem absoluten Planchaos gemacht hatte – täglich erhielten die Planer weit über 20 neue Pläne per Email mit jeweils neuem Index, so dass Zuordnen angesagt war –, fiel die Entscheidung des allem Neuen gegenüber aufgeschlossenen Bürochefs um so leichter.

Planchaos sollte zukünftig vermieden und mit allen Beteiligten strukturiert zusammen gearbeitet werden. Nachdem sich der Architekt eingehend informiert hatte, entschied er sich für das internetbasierte Projektmanagementsystem „Awaro.net“ des Frankfurter Softwarehauses Awaro GmbH.

Der Projektraum Awaro.net vernetzt alle Projektbeteiligten über eine zentrale Kooperationsplattform und ist somit das Werkzeug zur Umsetzung internetbasierten Projektmanagements.

Die Nutzung erfolgt über Webbrowser ohne Softwareinstallation. Das System ist modular aufgebaut und bietet einzelne Funktionsbausteine, die die Projektbeteiligten bei organisatorischen Aufgaben sowie bei der Koordination, der Kommunikation und der Dokumentation unterstützt.

Voraussetzung für die Projektabwicklung per Internet sind klare und verbindliche Festlegungen, die das Zusammenspiel der Beteiligten regeln. Diese Projektstandards werden in Form einer Projektorganisation, von Berechtigungsprofilen, Kommunikationsregeln und Basisstrukturen konfiguriert. Das Vorgehen erleichtert von Anfang an die Aufgabe der Projektkoordination und sorgt für eine vereinfachte Bedienung, da sich die Benutzeroberfläche den Vorgaben entsprechend anpassen lässt und dem Benutzer bei Routineaufgaben assistiert.

Die Planer bearbeiten alle Arten von Projekten – Altbauten, den klassischen Neu- und Wohnungsbau sowie Gewerbe- und Industriebauten. Vom Büro in Haslach aus betreuen die Architekten Planungsaufträge wie An- und Umbauten sowie Sanierungen. Die Objektüberwachung erfolgt je nach Baustellenort von Karlsruhe oder Haslach aus.

Auch Sigekoordination und Projektmanagement gehören zum Portfolio der Badener. So sind sie derzeit in Karlsruhe für das Projekt- und Qualitätsmanagement mehrerer Objekte, die jeweils über 100 Wohneinheiten beinhalten, zuständig.

Im 2004 erhielt das Architekturbüro von der Stadt Haslach den Auftrag für die komplette Planungsleistung vom Vorentwurf bis zur Schlüsselübergabe für die Totalsanierung eines neoklassizistischen, denkmalgeschützten Gebäudes. Das Investitionsvolumen für die Maßnahme beträgt 1,8 Mio. Euro. Eine gute Gelegenheit, fand Eitel, den Projektraum eingehend zu testen.

Zuerst galt es, die Prozesse genauestens zu definieren und einen Plancode festzulegen.

Martin Eitel erklärt: „Bei der Definition des Plancodes haben wir uns an der HOAI orientiert, da diese in ihrem Aufbau mit den Leistungsphasen logisch ist.“ Auch wurde überlegt, welche weiteren Dokumente wie Entscheidungsvorlagen, Bauzeitenpläne, Protokolle und Kosteninformationen abzulegen und den Beteiligten zugänglich zu machen sind.

Strukturen und Aufbau präsentierte der Architekt allen Beteiligten. Außer dem Planungsbüro und der Stadt als Auftraggeber sind die Sparkasse als späterer Nutzer, die Fachplaner für Elektro, Heizung, Lüftung und Sanitär, der Statiker, ein Schallschutz- und ein Bodengutachter sowie das Denkmalsamt am Projekt beteiligt. Schon im Vorfeld hatte der Planer ihnen die Vorteile des internetbasierten Projektmanagements erläutert und Vorschläge zur Vorgehensweise unterbreitet.

Da Martin Eitel sie in den Entscheidungsprozess einbezogen und ihre Anregungen aufgenommen hatte, war die Resonanz durchweg positiv. „Gab es bei dem einen oder anderen anfangs noch gewisse Anlaufschwierigkeiten bei der täglichen Arbeit mit dem Projektraum, da nicht alle gleichermaßen IT-technisch versiert sind, so läuft es mittlerweile sehr gut“, äußert sich der Architekt.

Alle Beteiligten erhielten Zugänge, eigene Ordner, entsprechende Rechte und wurden angewiesen, ihre jeweiligen Pläne und Dokumente dort abzulegen.

Zugriff auf die Kosteninformationen haben allerdings nur die Stadt Haslach und das Architekturbüro. Schon während der Ausschreibungsphase wurde Awaro.net intensiv von den Planern und der Stadt genutzt. Der an das System angeschlossene Reprodienst druckte die Ausschreibungen aus und verschickte diese mit sämtlichen Formblättern an die interessierten Bieter. Später machte das Planungsbüro den Preisspiegel wiederum mittels Projektraum der Stadt zugänglich.

Für Martin Eitel war die Umstellung auf den Projektraum nicht groß: „Wir sind schon immer strukturiert an unsere Projekte herangegangen und haben eine leicht nachzuvollziehende Nomenklatur.“

So haben die Planer den einzelnen Leistungsphasen entsprechend die Ablagestruktur im Windows-Explorer aufgebaut. Auch mit einem an der DIN 276 orientierenden Code versehene Planbezeichnungen existierten schon.

„Unsere Mitarbeiter sind vertraut mit der IT, Berührungsängste gab es daher keine.“

Wesentlich für den Architekten ist in erster Linie die enorme Zeitersparnis, da das Duplizieren und Versenden von Plänen entfällt.

Darüber hinaus ist für den Planer der orts- und zeitunabhängige Datenzugriff aller Beteiligten auf projektrelevante Daten und die schnelle Erstellung einer vollständigen Projektdokumentation ein Faktor für den Einsatz des internetbasierten Projektmanagements. Martin Eitel dazu: „Ich muss niemanden fragen, gehe einfach ins Netz und hole mir zum Beispiel den aktuellen Werkplan des dritten Obergeschosses und sehe die dazugehörige Planhistorie. Und ich habe natürlich die Möglichkeit, mir sämtliche Daten auf meinen Rechner zu laden.“

Aus Sicht des Architekten lohnt sich der Einsatz nicht nur bei größeren Projekten und wenn die Beteiligten weit entfernt sitzen, sondern auch bei kleineren Projekten. Sind die Strukturen einmal aufgebaut, können sie problemlos in jedes weitere Projekt kopiert und entsprechend geändert werden. Vorteilhaft ist auch, dass die Kommunikation sicher und nachweisbar verläuft.

Dadurch, dass alle Beteiligten denselben Informationsstand haben, können Fehler minimiert und eine höhere Qualität erreicht werden. Neue Projektteilnehmer sind nach kurzer Einarbeitungszeit eingebunden. Darüber hinaus entsteht automatisch eine lückenlose Dokumentation, die bei Projektabschluss dem Auftraggeber überreicht wird.

Weitere Informationen

Awaro.net bba 584

Architekt: Architekturbüro Eitel, Haslach und Karlsruhe