Planung der Planung

Heike Blödorn, Karlsruhe/ r.

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten mit oftmals schlechter Auftragslage ist es wichtiger denn je, auch die Planungs- und Bauabläufe optimal zu steuern und die Büroorganisation im Griff zu haben und zur Unterstützung der Abläufe entsprechende IT-technische Hilfsmittel und Know-how einzusetzen. Ein sehr gutes Beispiel hierfür sind die Architekten und Generalplaner KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte.

Neben ihrer Kreativität setzen die Essener Planer auf Software. So ist das 60 Mitarbeiter starke Büro nicht nur mit 36 CAD-Arbeitsplätzen ausgerüstet, sondern seit 1997 setzen die Architekten auch das Projektmanagementsystem “PowerProject” der Karlsruher Asta Development GmbH ein.

Wurde das System ursprünglich zur Erstellung der Bauzeitenpläne angeschafft, um die reibungslose Zusammenarbeit aller am Bauprojekt Beteiligten sicherzustellen und um die Termine in der geplanten Qualität einzuhalten, erweiterte man es 2001 um das Modul SIGEcontrol für die SiGe-Koordination und seit letztem Jahr wird das System als Client-Server-Lösung mit sechs Arbeitsplätzen zur Steuerung der internen Prozesse im Planungsbüro genutzt.

Mit der Gründung der GmbH im Jahre 1995 traten Axel Koschany und Wolfgang Zimmer in die Geschäftsführung des 1959 von Günter Koschany gegründeten Büros ein, seit 1999 führen sie die Geschäfte alleine. Seit dieser Zeit hat sich die Anzahl der Mitarbeiter mehr als verdoppelt und Umsatz sowie Anzahl der zu bearbeitenden Projekte sind entsprechend gestiegen.

So haben die Planer seit der Gründung über 400 Bauwerke geplant und/oder gebaut.

Um dem stetigen Wachstum gerecht zu werden, waren neue Organisationsstrukturen notwendig. Waren in der Vergangenheit zwar Projektleiter mit der Planung und Durchführung der einzelnen Projekte betraut, so lief noch immer ein großer Teil der zu verarbeitenden Informationen über die Schreibtische der Geschäftsführer.

Nach einer 1998 begonnenen Umstrukturierung wurden den Projektleitern Managementaufgaben mit einer größeren Verantwortung übertragen. So hat der Projektmanager heute Honorarverantwortung, ist für die Projektkalkulation verantwortlich und muss sein Projekt gewinnbringend abwickeln. Zwischen Geschäftsführung und Projektmanagement führte man bei KZA in Folge einer rasanten Auftragsentwicklung im Jahr 2001 die Ebene der Projektkoordinatoren, denen jeweils ein Team von 10 bis 15 Mitarbeiter zugeordnet sind, ein. Deren Aufgabe besteht darin, die Mitarbeiter entsprechend der Projekte innerhalb der Leistungsphasen nach Fachkenntnis bzw. wirtschaftlichen Gesichtspunkten optimal einzusetzen und das Budget bezüglich Mitarbeitereinsatz und Planungszeit zu überwachen. Innerhalb dieser Teams werden die Projekte abgewickelt. Welches Team welches Projekt bearbeitet, und welcher Projektmanager damit beauftragt wird, entscheidet die Geschäftsführung. Der Projektkoordinator hat dann dafür zu sorgen, dass der Projektmanager die Mitarbeiter mit dem in diesem Projekt benötigten Know-how erhält, um das Projekt fachlich und wirtschaftlich bestmöglich bearbeiten zu können.

Großen Wert legt man bei KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte darauf, für den jeweiligen Bauherren ein optimales Team zusammen zu stellen. Hierbei sind nicht nur die fachlichen Qualifikationen gefragt, sondern zwischen Bauherrn und Teammitgliedern muss auch die “Chemie” stimmen.

Jeder Projektkoordinator legt für seine Projekte einen Terminplan in “PowerProject teamplan” an.

In diesem sind alle Phasen entsprechend der HOAI als Vorgänge enthalten – angefangen bei der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung und Dokumentation.

Bei Fortschreiten des Projektes bricht der Koordinator diese auf eine weitere Ebene zwecks detaillierter Planung herunter. Die einzelnen Vorgänge werden dann entsprechend des Planungs- und Bauablaufes miteinander verknüpft und der Terminplan berechnet.

Ist auch die Leistungsphase 8 beauftragt, so erstellt der Projektkoordinator für diese den Terminplan, bucht diesen aus dem Gesamtterminplan aus dem System aus und übergibt ihn der Bauleitung.

Der Bauleiter führt den Plan während der Bauphase fort und aktualisiert ihn regelmäßig. Ergeben sich Änderungen im Terminablauf, gibt die Bauleitung die veränderten Daten an den Projektkoordinator zurück. Dieser liest die Daten ein und passt den Gesamtterminplan an.

Nun weist der Koordinator das vertraglich vereinbarte Honorar den einzelnen Leistungsphasen als Einnahme zu. Die Ausgaben pro Leistungsphase ergeben sich aus dem Einsatz der Mitarbeiter. In der im System hinterlegten projektübergreifenden Ressourcenbibliothek sind alle Mitarbeiter mit ihren Verfügbarkeiten und Stundensätzen, in denen sowohl ein kalkulatorischer Gewinn als auch ein Risikofaktor eingearbeitet ist, gespeichert. Der Projektkoordinator weist nun per Drag & Drop die Mitarbeiter den entsprechenden Vorgängen der einzelnen Leistungsphasen zu.

Das System aktualisiert dann automatisch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Unter dem Terminplan abgebildete Histogramme liefern die Auslastung der Mitarbeiter über die Zeit. Durch Aggregation ist sowohl die Verfügbarkeit jedes Einzelnen als auch die Verdichtung auf Gruppen oder Teams sichtbar.

Da bei KZA Koschany, Zimmer & Assoziierte für die einzelnen Leistungsphasen der Aufwand prozentual geplant ist, ergibt sich rein kalkulatorisch der Stundenaufwand für die jeweilige Phase. Die geleisteten Stunden der Mitarbeiter werden dann den jeweiligen Leistungsphasen zugewiesen. So kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt abgelesen werden, wie hoch die Einnahmen sowie die Ausgaben und der Aufwand in Stunden verteilt auf die jeweiligen Leistungsphasen sind.

Diese Daten werden im Terminplan als Tabellen neben den Vorgängen und als Histogramme mit den Kurven für Über- und Unterdeckung direkt unter dem Terminplan dargestellt. So hat sowohl der Projektkoordinator als auch der Projektmanager zu jedem Zeitpunkt während des Projektablaufes einen Überblick über die betriebswirtschaftliche Situation sowohl der einzelnen Leistungsphasen als auch des Projektes. Somit kann bei negativen Abweichungen vom Plan rechtzeitig gegengesteuert werden.

Durch die Einrichtung eines Multiprojektes, dem alle Projekte untergeordnet sind, und in dem die Stammdaten über die Mitarbeiter gespeichert sind, haben alle Projektkoordinatoren einen Überblick über den gesamten Mitarbeitereinsatz. So ist für jeden sofort ersichtlich, wer wann wo verplant ist. Darauf aufbauend können sich die Projektkoordinatoren schnell abstimmen, wenn es zu Engpässen kommt.

Da die Daten zeitnah vorliegen und nicht erst, wenn das Projekt abgewickelt ist, kann bei Änderungen rechtzeitig eingegriffen werden. Darüber hinaus ist jederzeit ersichtlich, ob die Projekte wirtschaftlich abgewickelt werden und das hinuntergebrochen bis auf die einzelnen Leistungsphasen. Und durch die Dokumentation aller Budget- und Kostendaten fließen diese in die Planung neuer Projekte ein, so dass auf Basis aktuellen Zahlenmaterials eine detaillierte Budgetplanung für das nächste Projekt vorgenommen werden kann. Außerdem stärkt diese Vorgehensweise das Bewusstsein für betriebswirtschaftliches Arbeiten bei den Mitarbeitern weiter.

Daher ist “PowerProject teamplan” sowohl für die operative als auch für die strategische Unternehmensplanung geeignet.

Die Projektion auf die Zeitachse liefert bis weit in die Zukunft Umsatzzahlen, Kostenverläufe, Auslastungsgrade und somit Kennzahlen für die Auftragsbeschaffung.

Somit hat die Geschäftsführung ein Instrument, mittels dessen sie das Büro transparent darstellt und wirtschaftlich steuert.

• Projektmanagementsystem “PowerProject teamplan”