Lückenlose Dokumentation aller Vorgänge

Dipl.-Ing. Olaf Meier

Im Juni 2002 fand die 2. Kölner E-Business-Tagung des Betriebswirtschaftlichen Institutes der Bauindustrie statt.

Thema in diesem Jahr war das internetbasierte Bauprojektmanagement, das vor allem bei größeren Bauprojekten immer häufiger eingesetzt wird.

Projektmanager, Architekten, Bauunternehmer und Bauleiter informierten sich auf der Veranstaltung über aktuelle Software-Systeme, Fragen der Organisation und rechtliche Rahmenbedingungen rund um internetbasiertes Bauprojektmanagement.

Als „Werkzeug“ dafür stellen Software-Häuser wie die Münchener Conject AG, die Kölner Conetics oder die Frankfurter BGS Ingenieure GmbH sogenannte „Projekträume“ zur Verfügung, über die die am Bau Beteiligten über die einzelnen Phasen der Wertschöpfungskette hinweg interdisziplinär zusammenarbeiten können. Alle Beteiligten greifen dabei auf einen gemeinsamen Datenpool zu, so dass die Abstimmungsprozesse deutlich vereinfacht werden und eine Kommunikation in Echtzeit möglich ist.

„Primäres Ziel ist es dabei nicht, Kosten zu senken, sondern viel mehr die Projektrisiken zu reduzieren“, erklärt Dr. Uwe Forgber von der Conject AG. Erreicht wird dies über verschiedene Ansätze:

Strukturen innerhalb des Projektraumes lassen sich auch für zukünftige Bauprojekte wiederverwenden. So können im Gegensatz zur heutigen Vorgehensweise, wo häufig bei jedem neuen Projekt die Projektstruktur wieder bei Null anfängt, Erfahrungen und Strukturen aus alten Projekten in die jeweils aktuellen Vorhaben einfließen. Dies sowie der Abbau der Probleme an Schnittstellen durch einen vorgegebenen Workflow und durch ein detailliertes Plan- und Dokumentenmanagement vermeiden weitgehend ungeplante Kosten.

Gleichzeitig werden durch internetbasierte Managementsysteme die Termin-Risiken gesenkt, denn das gesamte Projekt wird schon vor dem eigentlichen Projektbeginn detailliert geplant, die Ziele definiert und die Aufbau- und Ablauforganisation festgelegt. Gleichzeitig lassen sich neue Projektteilnehmer schnell in das Projekt einbinden, da alle Vorgänge und Dokumente in einem gemeinsamen Datenpool verfügbar sind.

Ein weiterer, wesentlicher Beitrag zur Senkung der Projektrisiken ist die lückenlose Dokumentation aller Vorgänge in dem Projektraum.

„Wir schaffen durch den internetbasierten Projektraum klare Strukturen und einen zielgerichteten Informationsfluss“, beschreibt Michael Wagmann von der Conetics AG. Und weiter: „Alle Zugriffe auf den zentralen Datenpool werden mit der genauen Zeit protokolliert.“ Damit kann jeder Schritt nachvollzogen und die Gewährleistungsrisiken gesenkt werden. Eventuelle Nachforderungen lassen sich erheblich einfacher begründen bzw. dem richtigen Verursacher zuordnen.

Die Systeme, die hinter dem internetbasierten Projektmanagement stehen, sind zwar hochkomplexe Programme, doch der Anwender bzw. Nutzer dieser Plattformen merkt davon nichts.

Die Technologie kommt ohne jede Installation beim Anwender aus. Das gesamte System ist mit allen Daten auf einem zentralen Rechner bei dem Projektraum-Anbieter bzw. seinem Rechenzentrum abgespeichert. Über Internet kann auf diesen Rechner zugegriffen werden, Daten heruntergeladen oder eingespeichert und kommuniziert werden – unabhängig von dem jeweiligen Betriebssystem des Nutzers. Um den Schutz der Daten zu garantieren, setzen die Projektraum-Betreiber ähnliche Sicherheitssysteme ein, wie sie vom Online-Banking her bekannt sind.

Roland Dietrich von der BGS Ingenieure GmbH dämpft aber die Begeisterung über die Vielzahl von Möglichkeiten und Funktionen des internetbasierten Projektmanagements: „Viele Funktionen, wie zum Beispiel der komfortable Verteiler in unserem System, wird nicht genutzt.

Die Lernbereitschaft bei den Anwendern ist gering. Daher ist von uns als Plattform-Betreiber eine intensive Projektbetreuung notwendig und wir müssen die Projektbeteiligten kontinuierlich daran erinnern, die notwendige Disziplin zu wahren.“ Nur so werden die Funktionen wirklich genutzt und kommen die Vorteile der Online-Projektmanagement-Systeme zum Tragen.

Der Einsatz von internetbasierten Projektmanagement-Systemen rechnet sich nach Ansicht von Michael Wagmann schon ab einem Bauvolumen von 2,5 Mio. Euro, Dr. Forgber hält den Einsatz sogar schon bei einem Volumen von 500 000 Euro für möglich.

Vor dem Einsatz eines solchen Systems sollte jedoch eine genaue Bedarfsanalyse vorgenommen werden.

Dies empfiehlt Stefan Schütz, der mit seiner Firma Projekt-Consult Bau+Technik Unternehmen bei Auswahl und Einsatz von Projektkommunikations und -managementsystemen unterstützt.

Es sollte geprüft werden, welche Kriterien das System erfüllen muss: Stimmt die Sicherheit?

Ist der Plattformbetreiber neutral oder gehört er zum Beispiel zu einem Bauunternehmen?

Wie lassen sich die Nutzungskosten verteilen?

Können mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden?

Die Dauer der Einführung inklusive notwendiger Schulungen beträgt nach Erfahrung von Stefan Schütz zwischen drei und sechs Wochen. „Dies gilt für mittlere Projekte, bei großen Projekten muss man auch mal mit drei Monaten rechnen, da hier meist auch neue Prozesse kreiert werden“, ergänzt der Unternehmensberater. Gleichzeitig warnt er aber auch vor den Grenzen dieser Systeme:

„Über die Systeme werden Inhalte nur transportiert und nicht optimiert, das heißt die inhaltliche Qualität der Dokumente wird nicht beeinflusst. Daher sind Internet-Projekträume gute Hilfsmittel zur Projektorganisation, aber kein Allheilmittel zur erfolgreichen Projektrealisierung!“

René Runte, auf Baurecht spezialisierter Rechtsanwalt bei der PriceWaterhouseCoopers Rechtsanwalts GmbH empfiehlt darüber hinaus einen Plattformvertrag, der Verantwortung und Pflichten zwischen allen Teilnehmern und dem Plattform-Betreiber regelt.

Dieser Vertrag garantiert idealerweise die langfristige Datenverfügbarkeit für alle Parteien, den Anspruch auf die Datenauswertung bzw. -aufbereitung im Falle eines Prozesses sowie die Lizenz zur fortgesetzten Softwarenutzung.

Ansonsten ist das Zivilrecht nach Meinung Runtés grundsätzlich für das elektronische Projektmanagement offen.

Erste Erfahrungen mit verschiedenen Systemen hat schon Olaf Oeynhausen gemacht, Projektsteuerer bei der Prof. Weiss & Partner Projektsteuerungsgesellschaft.

Das Unternehmen hat bisher drei Projektmanagement-Systeme bei verschiedenen Bauvorhaben eingesetzt und getestet.

Zwar waren die Erfahrungen mit den ersten beiden Systemen nicht optimal, doch bei dem dritten Projekt, der DTAG Zentrale Bonn mit einem Bauvolumen von circa 350 Millionen Euro, zeigten sich deutliche Vorteile gegenüber dem traditionellen Projektmanagement: „Wir erzielten eine wesentliche Erhöhung der Performance. Mit nur 2 1/2 Leuten Dauerbesetzung konnten wir über das System Netplan BGS das gesamte Bauvorhaben steuern“, so Oeynhausen.

In einem gemeinsamen Thesenpapier gehen die conject AG und die Conetics AG davon aus, dass in spätestens zwei Jahren alle größeren Bauprojekte über internetbasierte Projektmanagement-Systeme gesteuert werden.

Es stelle sich nicht mehr die Frage, ob derartige Systeme eingesetzt werden, sondern wann sie konsequent und breite Anwendung finden.

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