Eigene Struktur abbildbar

Heike Blödorn | jo

Das Credo der Geschäftsführung lautet: Ein hoch qualifiziertes Team benötigt moderne Technik, um dem Anspruch der internationalen Auftraggeber gerecht zu werden. Daher ist das 75 Mitarbeiter zählende Büro bestens mit IT ausgestattet. Auch arbeitet man schon seit Jahren mit einem Controllingsystem. Die ursprünglich eingesetzte Software wurde ab einem bestimmten Zeitpunkt jedoch vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt, so dass man sich nach einem anderen Programm umschauen musste. Der daraufhin erstellte Anforderungskatalog beinhaltete unter anderem umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, eine ausgereifte Zugriffsrechteverwaltung und eine gut funktionierende Hotline. Außerdem sollte sichergestellt sein, dass das Programm vom Hersteller ständig weiterentwickelt wird.

Nach einer intensiven Marktrecherche entschied sich Planquadrat für das Controllingsystem S-Control und das Honorarermittlungssystem S-HOAI der Kobold Management Systeme GmbH. Bevor die Darmstädter Architekten und Stadtplaner die Programme bestellten, führten sie eine telefonische Befragung bestehender S-Control-Anwender durch. Dipl.-Ing. Sven Feldmann, Projektleiter bei Planquadrat und zuständig für alle Industriebauprojekte:

„Ich habe Anwender aus Büros mit über 40 Mitarbeitern nach ihrer Zufriedenheit bezüglich Funktionalität, Handling, Schnelligkeit, Stabilität und Hotline befragt. Die Antworten waren alle positiv. Darüber hinaus haben alle Kontaktierten die Mitarbeiter der Hotline als kompetente und zuverlässige Ansprechpartner gelobt.”

Die befragten Anwender meinten, dass es sich bei S-Control um ein komplexes Programm handle und dass daher anfangs eine intensive Betreuung seitens des Herstellers notwendig sei. Mit dieser Erwartung ging das Planungsbüro an die Einführung der Software und erlebte eine positive Überraschung.

Ein Team definierte die mittels S-Control und S-HOAI umzusetzenden Aufgaben. Projektleiter Feldmann, der sich intensiv in die Systeme eingearbeitet hatte, erstellte aufgrund der erarbeiteten Vorgaben eine Schulungsunterlage und bildete seine Kollegen aus. Im ersten Schritt schulte Feldmann die Stundeneingabe, damit jeder Mitarbeiter seine geleisteten Stunden den entsprechenden Leistungsphasen zuordnen und Sonderleistungen richtig erfassen kann.

Sven Feldmann: „Da S-Control flexibel ist, können sowohl Architektur- als auch Stadtplanungs- Leistungen optimal entsprechend ihrer jeweils eigenen Nomenklatur erfasst und Sonderleistungen darüber hinaus mit Langtexten erläutert werden.“

In einem zweiten Schritt erhielten die 15 Projektleiter eine intensive Schulung, die unter anderem die Auswertungsmöglichkeiten und die Angebots- und Rechnungsstellung beinhaltete. Das Honorarermittlungsprogramm S-HOAI unterstützt dabei die Projektleiter, die Honorare im Rahmen der Möglichkeiten voll auszuschöpfen. So können diese während des Projektverlaufes veranlassen, dass die zentrale Rechnungsstellung rechtssichere Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen erstellt. Den Leistungsstand entnehmen sie S-Control.

Nachdem alle Mitarbeiter einige Wochen mit dem System gearbeitet hatten, glich Feldmann in einer zweiten Runde den Kenntnisstand ab und nahm die während der Arbeit mit den Programmen entstandenen Wünsche der Kollegen zwecks Umsetzung auf. „Insgesamt verlief die Einführung völlig problemlos. Daher gab es keinen Grund, eine Schulung des Anbieters in Anspruch zu nehmen. Allerdings habe ich in den ersten drei Monaten ab und zu bei Kobold angerufen, um mir bei einigen Fragestellungen wie den Auswertungsmöglichkeiten Unterstützung zu holen”, erklärt der Projektleiter. So sind zum Beispiel die Projektkosten aller Mitarbeiter monatlich aufzulisten und mit dem Leistungsstand der Projekte und mit den Honoraren zu vergleichen. Dazu wird der Stundensatz eines jeden Einzelnen im System zuzüglich des Gemeinkostenfaktors erfasst.

Da ohne den Gemeinkostenfaktor die ermittelten Kosten nicht realistisch wären, erhält Sven Feldmann jeden Monat den aktuellen Faktor vom Steuerberater und pflegt diesen ins System ein. Aber auch alle Fremdkosten, wie zum Beispiel die Kosten für externe Dienstleister, müssen sowohl für die Projektleiter als auch für die Geschäftsführung transparent sein. Daher sind die Kosten für externe Bauleiter, Visualisierer, Gutachter oder Reproservice den einzelnen Leistungsphasen der entsprechenden Projekte zuzuweisen und auszuwerten. Monatlich überprüfen die Projektleiter die von den Mitarbeitern geleisteten Stunden sowie sonstige angefallene Kosten und aktualisieren den aktuellen Auftragsstand mit der entsprechenden Auftragssumme.

„Für die Projektleiter sind die tatsächlich entstandenen Kosten neben dem Leistungsstand die wichtigsten Daten. Diese stellen sie in den Auswertungen dem Honorar gegenüber, um sicherzustellen, dass das Projekt Ertrag erwirtschaftet und um gegebenenfalls bei Abweichungen gegensteuern zu können.”

Monatlich ermitteln die Projektleiter auch den aktuellen Leistungsstand und teilen der zentralen Rechnungserstellung mit, welche Leistungen in Rechnung zu stellen sind. Die Geschäftsführung erhält von den 15 Projektleitern regelmäßig die Projektauswertungen. So sind diese über jeden einzelnen Projektstand informiert und können aufgrund des aktuellen Zahlenmaterials einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Büros gewinnen.

Als einen großen Vorteil sehen die Architekten und Stadtplaner, dass sie die bestehende Bürostruktur in S-Control abbilden und die Datenbank ihren Anforderungen entsprechend einrichten konnten. Architekt Feldmann: „Alle unsere Fragen bezüglich anwenderspezifischen Einstellungen und Auswertungen konnte KOBOLD beantworten. Ich hatte den Eindruck, dass unsere Ideen und Vorstellungen alle schon mal vorgedacht worden waren. Das fand ich sehr beeindruckend.”

Das System bietet den Anwendern eine 5-stufige Aufgliederung der Projektstrukturen, angefangen beim Projekt über das Unterprojekt, Tätigkeit, Aufgabe bis hin zu Bemerkungen. Davon sind die beiden letzteren Ebenen frei definierbar. Darüber hinaus bietet das Programm weitere Datenbankfelder, die nahezu jede Büro- oder Projektstruktur abbildbar machen.

Nachdem die Pflicht bezüglich des Programms erledigt wurde, beginnen die Darmstädter Planungsspezialisten jetzt mit der Kür. So möchten die Projektleiter zum Beispiel wissen, wie viel Honorar in den nächsten Monaten zu erwarten ist und welche Kosten dagegen stehen. S-Control bietet nicht nur Kostenvergleiche für einzelne Projekte und eine Fremdkostenerfassung, sondern darüber hinaus unter anderem eine Honorarvorschau, Übersichten über den Auftragsbestand, Auswertungen über Kostenstellen und Standorte und nicht zuletzt eine Einnahmen-/Ausgabenplanung mit Ertrags- und Liquiditätsbestimmung. Nutzt ein Planungsbüro diese Möglichkeiten, so steht einem professionellen Controlling nichts mehr im Wege.