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Stringente Kostenplanung und -kontrolle

Software-Einsatz im Büro Bielak in Hohenstein-Breithardt
Stringente Kostenplanung und -kontrolle

Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses. Bild: G&W Software Entwicklung GmbH
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Konsequentes Controlling stand im 1955 von Karlheinz Bielak gegründeten Planungsbüro von Beginn an im Fokus. Heute setzen die 15 Architekten und Bauingenieure des Büros auf ein konsequent durchgängiges AVA- und Baukostenmanagementsystem. „Das zahlt sich aus“, sagt der heutige Büroinhaber Armin Bielak.

Heike Blödorn | jo

1985 tritt Armin Bielak in das Büro seines Vaters ein. Bereits 1988 führt der Juniorchef eine Vorläuferversion des heutigen durchgängigen AVA- und Baukostenmanagementsystems California.pro der Münchener G&W Software Entwicklung GmbH ein. Damals lag allerdings noch der Schwerpunkt des Programmes auf der Ausschreibung.
Heute bearbeitet das Unternehmen mit 15 Mitarbeitern, dazu zählen sowohl Architekten als auch Ingenieure, die Projekte der zahlreichen Stammkunden. Diese umfassen sowohl öffentliche als auch industrielle Auftraggeber. Für die öffentlichen Bauherren planen Bielak Architekten und Bauingenieure Kindergärten, Schulen, Sporthallen, Rathäuser, Feuerwehr- und Dorfgemeinschaftshäuser etc., für die industriellen Auftraggeber hauptsächlich Verwaltungs- und Produktionsgebäude. Dabei fungiert das Büro zum Teil auch als Generalplaner und deckt Architektur, Statik, Wärme- und Schallschutz mit dem eigenen Mitarbeiterstamm ab, während die TGA-Planerleistungen von Partner-Büros ausgeführt werden.
Bereits erste Kosten-schätzung mit Programm
Ist der Entwurf erstellt, nehmen die Architekten die erste Kostenschätzung mit California.pro vor. Dazu liefern bereits abgerechnete Projekte Kosten für das aktuelle Bauvorhaben, die die Planer dem aktuellen Bauvorhaben entsprechend anpassen. Da das Büro schon seit Jahrzehnten mit dieser Software arbeitet, können sie auf einen großen Datenstamm zugreifen.
Zur Beschreibung nutzen die Architekten für die industriellen Projekte eigene Texte und für die der öffentlichen Hand jeweils die aktuelle Version des Standardleistungsbuches Bau / Dynamische BauDaten. Dieses ist die Grundlage für die VOB-gerechte und Normen-konforme Leistungsbeschreibung. Das Zusammenspiel von California.pro und STLB-Bau / Dynamische BauDaten erleichtert den durchgängigen Prozess der Kostenplanung und Ausschreibung von der schnellen Kostenschätzung über die präzise Kostenberechnung bis zum fertigen Leistungsverzeichnis.
Zum Teil garantieren die Planer ihren Auftraggebern die Einhaltung der Kosten. „Sollte der Bauherr keine Änderungen wünschen, garantieren wir ihm maximale Abweichungen von 3 %“, erläutert Armin Bielak.
Jeden Kostenstand dokumentieren
Mit California.pro dokumentieren Bielak Architekten und Bauingenieure den Bauherren gegenüber jeden einzelnen Kostenstand und frieren die einzelnen Stände zu Vergleichszwecken fest. So sind sowohl die Auswirkungen der vom Auftraggeber gewünschten Änderungen auf die Kosten bis in die einzelnen Positionen hinein dokumentiert und das sowohl bei Abweichungen nach oben als auch nach unten. Der Bauherr erhält während des Projektverlaufs regelmäßige Berichte über den Kostenstatus. In diesen sind die unterschiedlichen Kostenstände, die Kostenentwicklung mit Hochrechnung und Prognose sowie der jeweils aktuelle Abrechnungsstand, die Nachträge und die prognostizierte Abrechnungssumme aufgelistet. Diese Vorgehensweise wird von den Auftraggebern sehr geschätzt.
Doch nicht nur die Kostenkontrolle läuft über das System, sondern auch die gesamte Abrechnung. Dies beginnt bei der Rechnungsprüfung, geht über die automatische Erstellung und Buchung von Zahlungsanweisungen für Abschlagszahlungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen. Auch die Erstellung von Gutschriften, Mängelrügen und die Mängelverfolgung sowie die Überwachung von Sicherheitseinbehalten, Bankbürgschaften und Gewährleistungsfristen bearbeiten die Planer mit California.pro.
California.pro ist nach Ansicht von Armin Bielak eine Softwarelösung, die exakt auf den Architekten und seine Bedürfnisse zugeschnitten sei und den Planer in allen Phasen – von der ersten Kostenschätzung bis zur Schlussrechnung – begleite.
Darüber hinaus weist die Software den Anwender immer auf die jeweiligen notwendigen Schritte hin. So wird der Anwender zum Beispiel gefragt, ob er die Kosten gemeldet, den Nachtrag angemeldet, die Abzüge für die Gewährleistung und Sicherheitseinbehalte einbehalten habe und ob und wie lange der Ausführende von der Bauabzugssteuer befreit ist. Dieser Leitfaden versetzt den Architekten in die Lage, rechtsicher zu planen.
Kaufmännisch- strategische Bedeutung
Für den Architekten hat der Einsatz des Systems eine kaufmännisch strategische Bedeutung. „Ich habe den Mitarbeiterstamm seit der Übernahme des Büros gehalten, aber den Umsatz konnte ich erheblich steigern“, erklärt der Büroinhaber. Das bedeutet aber auch, dass er heute keine Bauzeichner mehr beschäftigt, sondern nur Architekten und Ingenieure. Für ihn ist es daher wichtig, ständig in neue Hard- und Software zu investieren, seine Mitarbeiter immer auf die neuesten Softwareversionen schulen zu lassen und diese dann auch konsequent mit allen ihren Möglichkeiten zu nutzen. Sein Fazit: „Das zahlt sich aus.“


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