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Heike Blödorn | jo

Henning Bökamp führt das 1950 gegründete Planungsbüro heute mit 14 Mitarbeitern in der dritten Generation im nordrheinwestfälischen Löhne und deckt die Leistungsphasen 1–9 ab. Zudem ist Bökamp EU-zertifizierter Sachverständiger für vorbeugenden Brandschutz. Sein Team setzt sich aus Architekten, Statikern und Innenarchitekten zusammen. Zum Kundenkreis gehören vorwiegend private Auftraggeber, für die das Büro hochwertige Ein- und Mehrfamilienhäuser sowie Wohn- und Geschäftshäuser im innerstädtischen Bereich plant. Die Architekten konzipieren auch gewerbliche und industrielle Projekte.

Bei Übernahme des Büros analysierte Henning Bökamp die Situation: Aufträge waren da, die Qualität der Mitarbeiter stimmte. Was fehlte, war ein Werkzeug, das ihm jederzeit einen Überblick sowohl über die wirtschaftliche Situation der einzelnen Projekte als auch des gesamten Büros geben konnte. Die Mitarbeiter erfassten ihre Stunden noch in Excel oder handschriftlich auf Zetteln. So war es freilich schwierig, aussagekräftige Auswertungen zu erstellen.

Dipl. Ing. Henning Bökamp: „Ich möchte mich im Wesentlichen nicht mit administrativen Tätigkeiten beschäftigen. Daher habe ich nach einem Programm gesucht, mit dem ich mit einem minimalen Zeitaufwand das Controlling in Griff habe.“

Nach einer entsprechenden Marktrecherche überzeugten ihn die Lösungen des Softwarehauses Kobold Management Systeme GmbH sowohl aufgrund der Funktionalitäten als auch wegen der Übersichtlichkeit und Bedienerfreundlichkeit.

In S-Control sind die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling integriert. Der Anwender kann alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation intuitiv bearbeiten und ordnet alle Kosten den Projekten und Tätigkeiten zu.

Dabei übernimmt das System von der ersten Kostenschätzung bis hin zur Kostenerfassung jedes einzelnen Projektes automatisch das gesamte Controlling nach Kriterien wie Kostengruppe, Kostenstelle und Zeitaufwand.

Das Honorarermittlungsprogramm S-HOAI unterstützt den Planer dabei, die Honorare im Rahmen der Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Dass die Be- und Abrechnungen rechtssicher sind, versteht sich von selbst. Während des Projektverlaufes können damit Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen einfach erstellt werden. Sicherheitseinbehalte verwaltet die Software gleich mit.

Um verlässliche Referenzdaten zu erhalten, lohnte sich der Aufwand, vorab alle geleisteten Stunden aus dem Jahr zuvor in S-Control einzupflegen. Dadurch hatte Henning Bökamp die Möglichkeit, auf Daten früherer Projekte zurückzugreifen und so festzustellen, wie der Zeitaufwand für die einzelnen Leistungsphasen ähnlicher Projekte war.

Im Programm sind die Kosten der Mitarbeiter, heruntergebrochen auf den Stundensatz, sowie die monatlichen Betriebskosten hinterlegt. Letztere fließen aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung in S-Control ein. Auf der Einnahmeseite stehen die Honorare, die das Büro für seine Leistungen erhält.

Jeder Mitarbeiter ordnet seine geleisteten Stunden den entsprechenden Leistungsphasen zu. Dazu benötigen sie etwa fünf Minuten täglich. So ist der Büroinhaber aufgrund der Stundenbuchungen jederzeit in der Lage zu sehen, welche Kosten während der jeweiligen Leistungsphase entstanden sind und wie das Honorar entsprechend dazu aussieht.

Nach dem ersten Gespräch mit einem potenziellen Auftraggeber legt Henning Bökamp das Projekt im System an. Dann geben die Planer jede für die Grundlagenermittlung geleistete Stunde ein. Diese stellen sie, sollte das Büro nicht für die gesamten HOAI-Phasen beauftragt werden, dem Auftraggeber mit einem detaillierten Nachweis in Rechnung. Auch das Nachtrags- und Änderungsmanagement wird konsequent über S-Control gepflegt.

Mit dem Programm können übersichtliche Auswertungen über einzelne Projekte, Projektgruppen und über das gesamte Büro erstellt werden. Soll-/Ist-Vergleiche, Zeitnachweise, Fremdkostenerfassung, Urlaubs- und Überstundenübersichten und nicht zuletzt eine Einnahmen-/Ausgabenplanung mit Ertrags- und Liquiditätsbestimmung sind nur einige Beispiele der vielen Auswertungsmöglichkeiten.

Henning Bökamp erstellt u.a. regelmäßig Auswertungen über die einzelnen Leistungsphasen und informiert die Mitarbeiter über die Zwischenstände. Sollten Kosten und Honorar auseinander laufen, wird die Situation analysiert und entsprechende Gegenmaßnahmen werden eingeleitet. Ersichtlich ist beim Vergleich der Soll- zu den Ist-Stunden auch, ob sich das Büro im vorgegebenen Budget bewegt und wie viele Reststunden evtl. übrig geblieben sind. Wurden in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, können diese auch in eine spätere Phase verschoben werden.

Für den Bürochef liegen die Vorteile klar auf der Hand. Mit S-HOAI sind Angebote schnell erstellt. Hierin sind die Bausumme, die Honorarzonen entsprechend der Leistungsphasen, prozentuale Nebenkosten, Umbauzuschläge und zusätzliche Leistungen, die nach Stunden abgerechnet werden, aufgeführt. Dazu hinterlegt sind die Stundensätze für Zeichner, Planer, Geschäftsführung und kaufmännische Mitarbeiter. Mit S-Control ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, ob jedes einzelne Projekt wirtschaftlich abgewickelt wird und ob das gesamte Büro wirtschaftlich arbeitet.