Mit einer integrierten CRM- und ERP-Software können Ingenieur- oder Architekturbüros firmeninterne Prozesse deutlich optimieren und komplexe Projekte besser, da präziser steuern. Eine gute Software ist so konzipiert, dass alle Ebenen – Mitarbeiter, Teamleiter, Geschäftsführung – des Unternehmens profitieren.
Tobias Wielki, M.A. International Business Administration, Geschäftsführer Vertec GmbH | jo
Eine weiterhin erforderliche und deshalb zunehmende Spezialisierung einzelner Mitarbeiter, die hohen technischen Standards und eine stetig wachsende Normendichte führen dazu, dass bei Projekten im Architektur- und Ingenieurwesen immer mehr interne Mitarbeiter und vor allem auch externe Experten beteiligt sind. Kosten- und Zeitdruck bleiben konstant hoch.
Viele Ingenieur- und Architekturbüros reagieren darauf mit der Einführung von professionellen CRM- und ERP-Tools. Durch solche Lösungen lassen sich Kundenkontakte bzw. firmeninterne Prozesse systematisch erfassen und prospektiv gestalten. Ein professionelles Customer Relationship Management (CRM) verwaltet dabei alle kundenbezogenen Daten eines Unternehmens – etwa zu Verkauf, Support, Marketing oder Leadmanagement. Mit Systemen zum Enterprise Ressource Planing (ERP) erfassen Mitarbeiter ihre Leistungen, Reisespesen und weitere Auslagen, die sie für verschiedene Kunden und parallel laufende Projekte erbringen.
Ingenieur- und Architekturbüros können auf dem Software-Markt zwischen unterschiedlichen CRM- und ERP-Lösungen wählen. Unabhängig vom gewählten System sollte dieses jedoch eine integrierte Lösung sein, so dass einmal erfasste Daten in allen Unternehmensbereichen nutzbar sind. Dies erhöht die Effizienz und verbessert die Datenbasis, auf die sich die Unternehmensführung bei ihren Entscheidungen stützt. Integrierte Systeme sind daher auch in Ingenieur- und Architekturbüros ganz klar einer Kombination von Einzellösungen vorzuziehen.
Konkreter Nutzen einer integrierten Software
Ein Mitarbeiter kann damit beispielsweise bereits unmittelbar nach dem Treffen mit einem Auftraggeber seine Arbeitszeit und seine erbrachten Leistungen unterwegs über die Vertec-iPhone-App erfassen. Die abgestimmten nächsten Arbeitsschritte trägt er ebenfalls direkt in die Aufgabenliste des Projektes ein. Die fotografierte Hotelrechnung kann parallel angelegt werden. Dabei genügt das Foto als Beleg für die Spesenabrechnung in Vertec – die Originalrechnung ist nicht erforderlich. Geänderte Kontaktdaten auf Seite des Kunden lassen sich ebenso in der Vertec-Datenbank eintragen.
Bereits am nächsten Tag können die Projektaufgaben durchgängig verteilt werden, da in der Übersicht erkennbar ist, welche Mitarbeiter von Beginn bis Ende verfügbar sind. Ein Wechsel der Mitarbeiter, da diese im Projektverlauf anderweitig eingesetzt werden, entfällt.
Bereits zwei Wochen später kann das System automatisch einen Rechnungsvorschlag genieren. Dieser lässt sich mit wenigen Mausklicks im Bedarfsfall anpassen, wenn z. B. Mitarbeiter aktuell mehr Zeit investiert haben, als im Vertrag mit dem Auftraggeber vorgesehen ist. Für die interne Auswertung lässt sich später auf die effektiv erbrachten Leistungen zurückgreifen.
Präzise Kostenschätzung
Ist z.B. ein Angebot für einen Großauftrag abzugeben, können in Vertec durch Vergleiche mit Referenzprojekten die erwarteten Kosten gut abgeschätzt werden. Derartige Vergleiche können aber z.B. auch aufzeigen, dass Anteile an Honoraren für externe Experten bei solchen Referenzprojekten überdurchschnittlich hoch waren und optional eine Ursachenforschung angestoßen werden soll.
Diese Beispiele verdeutlichen, wie sich mit einer integrierten Lösung Daten erfassen und abbilden lassen. Thomas Meier, Chief Financial Officer beim Schweizer Traditionsunternehmen Jauslin + Stebler Ingenieure AG, betont den Nutzen insbesondere bei komplexen Projekten:
„Vertec bietet eine ideale und zentrale Lösung für Projektmanagement, Leistungserfassung und Cost Controlling“, so Meier.
Branchenspezifische Anforderungen flexibel umsetzen
Die Anforderungen an eine Software im Dienstleistungssektor unterscheiden sich von Branche zu Branche stark. CRM- und ERP-Lösungen müssen sich daher spezifisch auf die Bedürfnisse einer jeden Branche bzw. auf die Strukturen eines einzelnen Dienstleistungsbetriebes anpassen lassen.
Die Technische Prüfgesellschaft mbH (TPG) in Berlin stellte bei der Einführung einer solchen Lösung z. B. besondere Anforderungen an die Fakturierung. Dass sich die TPG schließlich für ein modulares Systeme wie jenes von Vertec entschied, führte man in Berlin ganz klar auf die Vorteile der Lösung zurück. „Unsere branchenübliche kumulierte Rechnungsstellung inklusive Abschlagsrechnungen konnte in Vertec sehr einfach abgebildet werden. Die Einführung von Vertec hat den Aufwand bei der Fakturierung deutlich verringert“, erläutert Dörte Wagner von der TPG.
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