Engpässe rechtzeitig überbrücken

Lutz Junge, APSIS AnwenderZentrum / red.

Während der gesamten Planungsphase wurde das Projekt Frauenkirche in der IPRO DRESDEN Planungs- und Ingenieuraktiengesellschaft mit der Software APSIS zum wirtschaftlichen Erfolg geführt. Kern der Arbeit mit APSIS war neben der Abbildung des Planungsprozesses vor allem die Verplanung der Budgets und die Kapazitätsplanung der Mitarbeiter.

Am 20. Februar 1992 erteilte die Stadtverordnetenversammlung der Stadt Dresden ihre Zustimmung zum Wiederaufbau der Frauenkirche. Die IPRO DRESDEN Planungs- und Ingenieuraktiengesellschaft wurde mit der Gesamtplanung für den Wiederaufbau beauftragt. Als bedeutendster Kuppelbau nördlich der Alpen und Wahrzeichen evangelischen Kirchenbaus zählt die Dresdner Frauenkirche zu den wichtigsten Werken europäischer Kultur- und Baugeschichte.

Mit Beginn der Planung an einem über zwölf Jahre dauernden Projektes stand die Frage, wie man den wirtschaftlichen Verlauf planen, verfolgen und führen kann. Wie kann man bei Notwendigkeit rechtzeitig gegensteuern, und wie kann der wirtschaftliche Erfolg für das Planungsbüro zum Projektende gesichert werden?

Mit APSIS kann der gesamte wirtschaftliche Projektdurchlauf abgebildet und die Arbeit mit den verschiedenen Teillösungen eines Unternehmens vereinheitlicht werden.

Beginn der Arbeit ist die Angebotserstellung bzw. Angebotsverfolgung. Dazu kann über die Honorarermittlung mit HOAI oder über eine selbstkostenorientierte Honorarermittlung das Angebot aufgestellt werden. Die ermittelten Werte sowie alle anderen vertraglichen Regelungen finden sich dann sofort im Standardangebot wieder.

Die Angebote können verfolgt und bei Zuschlagserteilung als Verträge ausgewiesen werden. Im Vertrag erfolgt die Budgetierung für die einzelnen Leistungsphasen. Es werden Zahlungspläne erstellt und hinterlegt.

Der Projektleiter teilt nun das Team der Mitarbeiter ein und setzt deren Kapazitäten so ein, dass das Budget zu keinem Zeitpunkt während der Projektbearbeitung überschritten wird.

Am Projekt Frauenkirche war eine sehr detaillierte Planung notwendig, da sich die Projektbearbeitung über viele Jahre erstreckt. Monatlich wurden die geplanten Budgets im Rahmen der Kapazitätsplanung erstellt bzw. mit dem Ergebnis einer genauen Einsatzplanung fortgeschrieben und angepasst. Ebenfalls monatlich wurden die Budgets mit den erbrachten Leistungen verglichen und bei Abweichungen sofort Gegenmaßnahmen eingeleitet.

Besonders schwierig war hier die Erkenntnis, dass sich die Personal- und anderen Kosten während der Bearbeitungszeit ändern und Auswirkung auf die zur Verfügung stehenden Budgets haben werden.

Gemeistert wurde dies, indem man den Mitarbeitern für zukünftige Perioden Stundensätze mit einer gleitenden Anpassung hinterlegte, die die kalkulatorische Kostenentwicklung abfing. Zum aktuellen Zeitpunkt wurden dann die tatsächlichen Kostensätze eingepflegt.

Innerhalb des aktuellen Monats wurde der Aufwand der Mitarbeiter über die tägliche Zeiterfassung genauestens dokumentiert. Durch die Verfügbarkeit der Zeiterfassung über das Internet konnten die Mitarbeiter des Baustellenbüros genauso unkompliziert buchen wie die Mitarbeiter anderer Niederlassungen.

Gleichzeitig wurde durch die Mitarbeiter unter Leitung des Projektleiters der Leistungsstand erfasst. Das bildet die Grundlage, um die Abweichungen vom Plan zu identifizieren und die Ursachen zu finden.

Darüber hinaus wurde APSIS eingesetzt, um festzustellen, wie hoch in den jeweiligen Perioden der Auftragseingang, wie hoch der Auftragsbestand an noch abzuarbeitenden Leistungen ist und für welchen Zeitraum das Unternehmen damit ausgelastet ist. Mit diesen Unterlagen konnten dann die Banken endgültig überzeugt werden.

Für diese Informationen über den Zeitraum von mehreren Jahren bescheinigen alle Banken dem Unternehmen heute deutlich bessere Noten. Das Unternehmen selbst kann rechtzeitig reagieren, um Engpässe zu überbrücken.

Die Kapazitätsplanung in Verantwortung der Projektleiter ist ein wichtiges Instrument, um permanent die Wirtschaftlichkeit an den Projekten und damit im gesamten Unternehmen zu sichern. Dafür hat sich die IPRO DRESDEN entschlossen, mitarbeiterspezifische Stundensätze in APSIS zu hinterlegen, die beim Projektleiter für die Budgetplanung herangezogen werden.

So kann der Projektleiter nicht nur die Zeiten vorgeben, sondern auch noch darüber bestimmen, welche Mitarbeiter mit welcher Kostenstruktur zum Einsatz kommen sollen. Der Projekterfolg ist damit nicht mehr das Ergebnis aus Erlösen und Kosten am Ende des Projektes, sondern eine von vornherein geplante und ständig überwachte Zielgröße.

Neben der Überwachung des Budgets und der Einhaltung der Kosten war es wichtig, dass das Projekt Wiederaufbau der Frauenkirche seinen Beitrag zur Aufrechterhaltung der Liquidität des Unternehmens leistet. Dazu wurde dem Vertrag ein Zahlungsplan hinterlegt.

Dieser Zahlungsplan wurde auch mit den Zahlungsplänen anderer Verträge abgestimmt. So konnte aus Sicht der Firma immer eine klare Entscheidung zur Entwicklung der Liquidität im Voraus getroffen werden. Die Liquiditätspläne zeigen jeweils die kommenden zwölf Monate an.

Durch Abrechnung der Leistungen mit APSIS konnte der Aufwand für Rechnungserstellung, Buchung in der Finanzbuchhaltung und Verfolgung der offenen Posten signifikant reduziert werden.

Fortan baute jede Rechnung, egal ob Abschlagsrechnung, Teilschluss- oder Schlussrechnung auf die vorherigen Rechnungen und Bezahlungen auf. So konnte auch bei diesem großen Projekt eine lückenlose Abrechnung inklusive mehrfacher Umsatzsteuerungs-Änderungen vorgenommen werden.

Mit der durch APSIS unterstützten Arbeitsweise konnte die IPRO DRESDEN bereits über ein Jahrzehnt im Voraus den wirtschaftlichen Erfolg des Wiederaufbaus der Frauenkirche steuern. Mit der Software werden heute alle Projekte bearbeitet und abgerechnet. Damit ist APSIS das Herzstück des Projektcontrollings und unterstützt bei der wirtschaftlichen Abarbeitung der Vorhaben.

Weitere Informationen

Software APSIS bba 578