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XRechnung und ZUGFeRD: Die Kobold Management Systeme GmbH erweitert die bestehende Möglichkeit der Rechnungsstellung des Projekt- und Büromanagementsystems „Kobold Control“. Damit können Architektur- und Ingenieurbüros ihre Rechnungen als strukturierte, elektronische XRechnung 1.2.2 oder ZUGFeERD 2.1.1 erstellen. Ist die Einführung der elektronischen Rechnungstellung geplant, müssen die Büros über die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums) nachdenken. Diese liegen in einer zeitgerechten Erfassung und Belegsicherung elektronischer Rechnungen, in der Digitalisierung von Papierrechnungen, in der Rechnungseingangsprüfung, in der Gewährleistung der Unveränderbarkeit, in den Anforderungen an die Aufbewahrung, in der Bereitstellung, in der Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation. Die Inbetriebnahme der elektronischen und damit einer GoBD-konformen Rechnungsstellung aktiviert man durch manuelles Setzen einer Einstellung. Wichtig ist, dass der Anwender sich nur einmal entscheiden kann, ob er mit oder ohne elektronische Rechnungstellung arbeiten möchte, da die zentralen Einstellungen danach nicht mehr revidiert werden können. Im GoBD-Modus speichert das Programm die Rechnungen und alle weiteren dazugehörigen Dokumente. Eine einmal freigegebene Rechnung kann nicht wie bisher korrigiert oder gelöscht werden, sondern es bedarf einer Storno-Rechnung.
