Internetbasiertes Projektmanagement bei Heinz Maier Architekten in Stutensee

Mehr als nur Datenaustausch

Aus der Einordnung in die Projektorganisation leitet sich für jeden Benutzer ein verbindliches Funktionsprofil ab.
Dipl.-Ing. Architekt Stefan Niederhöfer, von Heinz Maier Architekten, Stutensee / r.

In Pforzheim entstand in unmittelbarer Nähe der Fachhochschule ein neues Studentenwohnheim. Die beiden Baukörper mit insgesamt 18 000 cbm BRI bieten nun für 230 Studierende eine Unterkunft in 180 Appartements und 48 Zimmern. Besonderes Merkmal dieses Bauvorhabens mit einer Bausumme von ca. fünf Millionen Euro ist die kurze Bauzeit. In nur 16 Wochen wurde der geschlossene Rohbau des Gebäudes mit Fenstern, Wärmedämmverbundsystem und Dacheindeckung sowie die gesamte haustechnische Installation erstellt. So konnte bereits in der zwölften Woche nach Baubeginn die Heizung in Betrieb genommen werden und in zwölf weiteren Wochen erfolgte die Fertigstellung des Ausbaus.
Um diese kurze Ausführungszeit zu erreichen, setzen die Planer um Architekt Heinz Maier aus Stutensee bei Karlsruhe im Wesentlichen auf zwei Technologien. Rund 80 Prozent des gesamten Gebäudes wurde vorgefertigt sowie der gesamte Prozess durch den Einsatz einer internbasierten Projektmanagementlösung optimiert.
Zur Vorfertigung gehören Wandelemente mit bereits im Fertigteilewerk eingelegter Wandheizung und Elektroinstallation ebenso wie raumhohe Sanitärinstallationswände. Diese Bauweise sprengt die Grenzen der klassischen Gewerkeeinteilung und setzt eine integrale Planung voraus.
Da nachträgliche Änderungen auf der Baustelle nicht mehr möglich sind, müssen alle an der Planung Beteiligten die Daten reibungslos austauschen können und stets auf dem aktuellen Planungsstand sein.
Virtueller Projektraum
Genau hier setzt die Awaro GmbH mit ihrem Konzept des virtuellen Projektraums an. projectSphere® stellt eine gemeinsame webbasierte Plattform mit einer Kooperationsinfrastruktur zur Verfügung. Diese ist speziell auf die Anforderungen unternehmensübergreifender Bauplanungs- und Ausführungsprozesse abgestimmt.
Eine webbasierte Oberfläche bietet den Partnern Zugriff auf alle notwendigen Projektressourcen und integriert die zur Koordination benötigten Kommunikations- und Projektmanagementfunktionalitäten.
Grundlegende Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektabwicklung sind klare und verbindliche Festlegungen, die das Zusammenspiel der verschiedenen Beteiligten regeln. Diese sind im virtuellen Projektraum direkt in Form einer Projektorganisation, von Berechtigungsprofilen, Kommunikationsregeln sowie Basisstrukturen und Qualitätsvorgaben für das Informationsmanagement zu konfigurieren.
Dieses Vorgehen erleichtert von Anfang an die Aufgabe der Projektkoordination und sorgt für eine vereinfachte Bedienung, da sich die Benutzeroberfläche den Vorgaben entsprechend anpasst und dem Benutzer bei Routineaufgaben assistiert.
So ist der virtuelle Projektraum mehr als eine reine Kommunikationsplattform zum Austausch von Daten.
Das System ist modular aufgebaut und besteht aus sieben Funktionsmodulen. Diese decken alle relevanten Kernaspekte wie Dokumenten- und Planmanagement, Kommunikation und Schriftverkehr, Terminverwaltung sowie Benutzermanagement ab.
Das Prozessmodul erlaubt die Planung von Besprechungen und Tagesordnungen und bietet mit seinem datenbankgestützten Protokollgenerator ein Steuerungsinstrument. Trotz seiner Funktionsvielfalt ist das System einfach zu bedienen, denn bei der Entwicklung wurde besonders auf die logische und konsistente Gestaltung der Bedieneroberfläche geachtet.
Klar strukturiert
Das Projekt „Studentenwohnheim FH Pforzheim“ umfasste bis zu 36 aktive Anwender, die für ihre tägliche Arbeit die zentrale Projektplattform nutzten.
Um die unterschiedlichen Rollen im Projekt zu berücksichtigen, waren sie in eine klare Organisationsstruktur aus Projekt- und Verteilergruppen eingeordnet, aus dem sich ein jeweils individuelles Funktionsprofil ableitete.
Der zentrale Datenpool und das Archiv umfassten über 3 000 Pläne und Dokumente mit einem gesamten Datenvolumen von ca. 1 GB. Die vom Projektmanagement bevorzugte phasenweise Strukturierung mit einem für alle zugänglichen Bereich sorgte für ein schnelles und zielgerichtetes Auffinden der Informationen.
Vom System automatisch überwachte Format- und Bezeichnungsvorgaben halfen von Anfang an mit, Kompatibilitätsprobleme zu minimieren. Die Übertragung der Daten vom PC auf die Plattform bereitete keinem der Partner Probleme.
Selbst große Dateien konnten aufgrund der automatischen Komprimierung schnell und sicher in den Datenpool eingestellt und wieder heruntergeladen werden.
Das interne Mailsystem ermöglichte die nachvollziehbare Kommunikation mit den Projektpartnern und benachrichtigte diese auch automatisch bei Änderungen im Datenpool oder bei neuen Terminen. Selbstverständlich ließen sich die Nachrichten auch auf die persönlichen E-Mail Adressen weiterleiten.
Über die digitale Bereitstellung im öffentlichen Bereich konnten sich die Bewerber die Ausschreibungsunterlagen im GAEB sowie im PDF-Format herunterladen. Ergänzend hierzu wurden dort auch der Baufortschritt über automatisch archivierte Webcambilder sowie Pressemitteilungen und Informationen über die Projektpartner öffentlich präsentiert.
Projektkultur verändert sich
Ein solches Werkzeug bleibt freilich nicht ohne Auswirkung auf die Art und Weise der Projektabwicklung.
So führte die Arbeit mit der Plattform auch zu einer aktiveren Rolle aller Beteiligten, inklusive des Bauherrn. Während bei konventionellem Verlauf Planungsergebnisse oft erst am Ende einer Planungsphase zusammengetragen werden, waren bei diesem Projekt von Anfang an alle Beteiligten über den jeweiligen Stand informiert. Dadurch wurden stärker als bisher gemeinsam Lösungen erarbeitet und Konflikte bereits in einem frühen Stadium erkannt und gelöst.
Ebenso verringerte sich durch den Einsatz des Systems deutlich der Administrationsaufwand für alle Beteiligten. Während des gesamten Projektverlaufs war lediglich einmal pro Woche ein gemeinsamer Termin von etwa drei Stunden nötig.
Dieser konnte zudem direkt im System über datenbankgestützte Tagesordnungen und Protokolle optimal vorbereitet und dokumentiert werden. Die weitere Kommunikation wickelten die Beteiligten ausschließlich über die Projektplattform ab.
Zeit- und Kosteneinsparung
Verbindliche und klare Projektstrukturen unterstützen von Anfang an die Aufgabe des Projektmanagements und führen zu koordinierterem Vorgehen.
Eine reibungslose und effiziente Kommunikation sowie nachvollziehbare Vorgänge führen zu einer erheblichen Zeit- und Kosteneinsparung. Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen im strukturierten Datenpool, der sich bei Projektabschluss einfach in eine hochwertige digitale Dokumentation überführen lässt.
Neue Projektmitglieder lassen sich schnell ins Projekt einbinden. Angesichts dieser Vorteile wird klar, dass die Kosten für den virtuellen Projektraum von ca. 0,2 Prozent der Bausumme gut angelegt sind.
Weitere Informationen
Projektmanagementlösung
projectSphere® bba 577

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