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Ganzheitlicher Prozess

Kostenplanung, AVA und Projekt-Controlling
Ganzheitlicher Prozess

Einen Produktivitätssprung bewirkt die neue Funktion Kostenermittlung über Vergleichsobjekte.
Dr.-Ing. Achim Warkotsch, Geschäftsführender Gesellschafter der G&W Software Entwicklung GmbH, München / red.

Je schwieriger die Situation in der Bauwirtschaft, desto wichtiger ist es für die wirtschaftliche Existenz vieler Architektur- und Ingenieurbüros, den Erwartungen und Anforderungen der Auftraggeber gerecht zu werden. Doch die angeborenen Instrumente des Bauplaners für die Kostenermittlung – der Daumen und der Bauch – reichen schon längst nicht mehr aus.
Es gilt daher, Kostenplanung und Kostencontrolling IT-gestützt vorzunehmen und sich für die richtige Softwarelösung zu entscheiden.
Kostensicherheit
Abweichend von den Definitionen der HOAI und entsprechender Vorschriften zur Kostenplanung wie der DIN 276 im Hochbau erwarten viele Auftraggeber bereits vor einer Projektentscheidung und der Erteilung eines Planungsauftrags eine erste Kostenaussage als Kostenrahmen.
Über alle Phasen der Objektplanung bis zur Fertigstellung der Baumaßnahme mit abschließender Kostenfeststellung ist die Kostenplanung (Kostenermittlung, Kostenkontrolle und aktive Kostensteuerung) projektbegleitend durchzuführen.
Die Kostenfeststellung muss abschließend nicht nur die tatsächlichen angefallenen Kosten dokumentieren und als Basis für die Honorarabrechnung dienen, sondern liefert wichtige Erkenntnisse für die Kostenermittlung künftiger Baumaßnahmen. Daher sollten die im Rahmen der Kostenfeststellung gewonnenen Daten in einer ganzheitlichen EDV-Lösung für neue Kostenermittlungen nutzbar gemacht werden.
EDV-Einsatz in der Praxis
Der heutige Stand des EDV-Einsatzes für Kostenplanung und Projekt-Controlling ist erschreckend.
Eine nicht unerhebliche Zahl von Planungsbüros sowie Bauabteilungen und Bauämter nutzen hierfür immer noch keine EDV. Weit verbreitet ist auch der Einsatz von Standardprogrammen wie MS Excel. Hier sind die Daten von Hand einzugeben und im Laufe des Projektfortschritts manuell zu aktualisieren.
Die Daten sind nicht oder nur mit großem Aufwand nachvollziehbar, die Qualität der Kostenaussagen hängt wesentlich von der Erfahrung des Bearbeiters ab, das Fehlerpotenzial durch die manuelle Fortschreibung ist zwangsläufig hoch.
Ebenfalls weit verbreitet ist die Nutzung von AVA-Programmen. Die meisten bieten – wie der Name schon sagt – Unterstützung bei Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung, also in den Phasen 6, 7 und teilweise 8 der Objektplanung.
Auch wenn zu vielen dieser Programme im Laufe der Jahre Zusatzmodule mit Namen wie „Kostenermittlung“, „Kostenkontrolle“ „Elementmethode“, „Raumbuch“ etc. entwickelt wurden, so unterstützen die meisten von ihnen keineswegs durchgängig den gesamten Planungsprozess.
Eine weitere Kategorie stellen reine Controlling-Lösungen dar, die schwerpunktmäßig die Ergebnisse von Kostenermittlungen, Ausschreibungen, Vergaben und Abrechnungen abbilden und in ihrer Entwicklung zeigen. Verknüpfungen mit dem laufenden Planungsprozess existieren hier häufig nicht oder nur in halbautomatischer Form.
Konzentration auf das Kerngeschäft
Einen anderen Weg zeigt die Münchener G&W Software Entwicklung GmbH mit ihrer Lösung „California 3000“ auf. G&W, deren Kerngeschäft seit über 20 Jahren Kostenplanung, AVA und Projekt-Controlling ist, hat sich in diesen Bereichen ein umfassendes Know-how aufgebaut.
So wird sich die Softwareschmiede auch zukünftig im Gegensatz zu anderen Unternehmen, die ihr Produktangebot durch Aufkäufe anderer Softwareunternehmen in den letzten Jahren stark diversifiziert haben, nur auf die o.g. Themen weiterhin konzentrieren. Es werden heute über 5 000 Kunden, vom kleinsten Planungsbüro bis zu großen Ingenieur- und Projektsteuerungsgesellschaften, mehr als 500 Kommunen, Versorgungsbetriebe, Banken, Immobilien- und Wohnungsbaugesellschaften und andere Großunternehmen betreut.
Lückenlose Unterstützung
Erklärtes Entwicklungsziel von California 3000 war es, Kostenplanung, AVA und Projekt-Controlling als ganzheitlichen Prozess abzubilden und lückenlos zu unterstützen.
Die Prinzipien der ISO 9001 ff. für qualitätsgestützte Planung mit der Forderung nach durchgängiger Transparenz des Planungsprozesses prägen die gesamte Anwendung.
Klassische AVA-Programme bieten zwar Methoden der Kostenermittlung an, aber in der Regel keine lückenlose Dokumentation der Kosten in einer einheitlichen, frei wählbaren Struktur. Die von der jeweils gewählten Kostenermittlungsmethode unabhängige Kostendokumentation über alle Phasen hinweg ist dagegen ein herausragendes Merkmal dieses Systems.
Planer und Bauaufgabe bestimmen die Methode. So kann z.B. die Kostenschätzung über das von der DIN 276 oder vom AKS her bekannte Kenngrößenverfahren erfolgen, bei dem die voraussichtlichen Kosten einer aktuellen Baumaßnahme aus Vergleichsobjekten schnell über Kenngrößen mit einer standardisierten, für die Baumaßnahme geeigneten Kostengliederung ermittelt und in eine oder mehrere Kostenstrukturen für die Kostendokumentation abgebildet werden.
Bauteilmethode z.B. für Rohbau, Raumbuch für den Ausbau oder das „Raum- und Gebäudebuch“ als gemeinsames Werkzeug für Rohbau, Ausbau und Technik, kann in der Kostenberechnung genauere Daten liefern, trotzdem erfolgt die Transformation in die einheitliche Struktur der Kostendokumentation auf Knopfdruck.
Der in aller Regel auf Leistungsverzeichnissen basierende Kostenanschlag wird durch die Funktionalität für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung mit Objektüberwachung ebenso wie die Kostenfeststellung lückenlos in dieser Kostenmatrix dokumentiert.
Dadurch entsteht eine vollständige, transparente und nachvollziehbare Kostendokumentation über den gesamten Projektverlauf. Übertragungsfehler und Lücken sind vom Verfahren her ausgeschlossen.
Das schnelle Durchrechnen von Planungsvarianten hilft Kosten sparen. Im Projektverlauf auftretende Abweichungen von der Planung werden frühzeitig erkennbar, Nachtragsmanagement und Prognosefunktionalität unterstützen das Controlling ebenso wie die integrierte automatische Budgetüberwachung.
Weitere Informationen
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