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Workflow ohne Prozessbrüche

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Workflow ohne Prozessbrüche

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Rechnungsstellung direkt aus der Zeiterfassung: Mit ‚Kobold Control‘ können Architektur- und Ingenieurbüros ihre Rechnungen direkt aus der Zeiterfassung stellen. Diese Funktion ist für alle jene interessant, die teilweise oder ganz abseits der HOAI ihre Honorare kalkulieren. Darüber hinaus legt das neue Feature den Fokus auf einen digitalen Workflow ohne Prozessbrüche. Kobold implementierte im Workflow zwischen der Stundenerfassung und der Rechnungsstellung ein neues Bindeglied: die Rechnungsvorbereitung. Dort sichtet der Projektleiter die im Projekt aufgelaufenen Stunden und bereitet diese für die Rechnungsstellung vor, da die tatsächlich abzurechnende Stunden von der gebuchten Stundenanzahl abweichen kann. Auch kann er die vom Mitarbeiter gesetzte Detailbeschreibung hier anpassen. Danach meldet er die aus seiner Sicht maßgeblichen Stunden für die kommende Rechnung an oder übermittelt diese denjenigen Anwendern, die für die Rechnungsstellung selbst zuständig sind. Im gleichen Schritt fasst der fachlich Verantwortliche die besagten Stunden in einem PDF-Dokument als fertigen Rechnungsanhang zusammen. Diese Vorgehensweise spart Zeit in der Kommunikation. Auch wird der Datenübertragungsprozess transparenter und sicherer. Alle Daten liegen dem Controlling automatisiert für den nächsten Rechnungslauf schon vorher inklusive etwaiger Rechnungsanhänge vor. Lästiges Nacheditieren der Stunden für die Rechnungsstellung entfällt. Die Rechnungstellung selbst knüpft an die Rechnungsvorbereitung nahtlos an. Der Anwender übernimmt die vorangemeldeten Stunden direkt in die Rechnung. Darüber hinaus dokumentiert ‚Kobold Control‘, welche Projektstunden mit welcher Rechnung (Rechnungs-Nr.) bereits abgerechnet, welche noch nicht abgerechnet wurden und welche gerade in der Rechnungsvorbereitung stehen.


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