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Verbesserte Transparenz und Kontrolle

Optimierter Rechnungsstellungs-Workflow und Anwesenheitserfassung im Homeoffice
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In sein Büro- und Projektmanagementprogramm „Kobold Control“ integrierte das Softwarehaus Kobold Management Systeme zwecks besserer Transparenz und Kontrolle einen optimierten Rechnungsstellungs-Workflow. Zudem wurde die Anwesenheitserfassung für im Homeoffice tätige Planer angepasst.

Heike Blödorn | jo

Der Rechnungsstellungs-Workflow in „Kobold Control“ ermöglicht dem Anwender, ein erzeugtes Rechnungsdokument ab der ersten Erstellung in verschiedenen Zuständen bis hin zum elektronischen Versand des Dokuments an den Rechnungsempfänger zu überwachen und zu steuern. Dabei unterstützt das im Programm integrierte Rechtesystem den Zugriff der verschiedenen beteiligten Anwender im jeweiligen Prozessschritt. Noch bevor die kaufmännische Abteilung oder Buchhaltung das Rechnungsdokument im Planungsbüro erstellt, können Projekt- und Teamleiter für den Rechnungserstellungsprozess wichtige Daten wie z.B. den Leistungsstand oder etwaige Rechnungsanhänge (Stundennachweise, Stundenlisten) direkt im System für den kommenden Rechnungslauf hinterlegen. Die Anwender, die die Rechnungen erstellen, greifen ohne Umwege auf diese Dokumente zu und binden sie in die Rechnungen ein.

Bei Bedarf: Interne Prüfung

Zur Rechnungsprüfung kann nach Ausstellung des Rechnungsdokuments im Bedarfsfall der Workflow zum Beispiel im Sinne einer internen Prüfung durch die Geschäftsleitung erfolgen. Das Programm ordnet dabei automatisiert und übersichtlich alle zu prüfenden Dokumente per digitaler Liste dem „prüfenden“ Anwenderkreis zu. Im Bedarfsfall wird die Information über den Eingang eines neuen, zu prüfenden Dokuments auch per E-Mail-Assistent unterstützt. Sind inhaltliche Korrekturen am Dokument erforderlich, kann das Dokument wieder in die Phase der Rechnungserstellung zurückverwiesen werden.

Hat das Dokument den gesamten Workflow durchlaufen, steht der abschließende Schritt der Rechnungsfreigabe (wahlweise Wandel in ZUGFeRD oder XRechnung) im System an. Das Dokument wird nun im Controlling im digitalen Rechnungsbuch geführt. Danach versendet der Anwender die Ausgangsrechnung direkt aus Kobold Control samt aller benötigen Anhänge an den Rechnungsempfänger. Das System stellt dazu bereits eine E-Mail-Vorlage mit allen Anhängen zur Verfügung.

Zeiterfassung im Homeoffice

In Zeiten des Homeoffices ist eine funktionierende Zeiterfassung auch für Architekten und Ingenieure, die von zuhause aus arbeiten, notwendig. Denn nur so können sowohl die Mitarbeiter als auch die Arbeitgeber die geleisteten Arbeitszeiten nachvollziehen. Hierzu ist die Zeiterfassung in Kobold Control entweder über den Webclient am Rechner oder plattformunabhängig über alle gängigen Smartphones und Tablets steuerbar. Die Funktionalität ist sowohl betriebssystemunabhängig als auch kostenlos. Lediglich eine VPN-Verbindung zum Server ist erforderlich.

Die Arbeitszeit wird im Planungsbüro mit Eintritt ins Büro über ein am Eingang angebrachtes Terminal wahlweise per Transponder oder direkt per Fingerprint und im Homeoffice mit Beginn der Tätigkeit dokumentiert. Die Mitarbeiter erfassen dabei den Beginn und das Ende ihrer Tätigkeiten, wann sie auf einem Dienstgang und wann sie in der Pause sind. Das Programm bereitet die daraus resultierenden Anwesenheitszeiten für die Mitarbeiter so auf, dass diese auf einen Blick die am Tage entstandene Gesamtstundenanzahl erkennen und sie in der Folge im Sinne der Zeiterfassung auf die Leistungsphasen ihrer Projekte verteilen können.


Der Rechnungsstellungs-Workflow ermöglicht dem Anwender, ein erzeugtes Rechnungsdokument ab der ersten Erstellung in verschiedenen Zuständen bis hin zum elektronischen Versand des Dokuments an den Rechnungsempfänger zu überwachen und zu steuern.


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