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Über ein Jahr recherchierte Dipl.-Ing. Martin Hüllmann zum Thema Controlling-Software – drei Systeme waren am Ende in der engeren Wahl. Die Entscheidung fiel auf „Kobold Control“, da hier laut Hüllmann das Preis-/Leistungsverhältnis unschlagbar ist. „Ich habe eine Software, die sich auf das Thema Controlling fokussiert und nicht noch weitere Bereiche abdeckt. Bei Kobold Control fühle ich mich daher sehr gut aufgehoben“, erläutert Hüllmann und fährt fort: „Das Programm bereitet alle Informationen in Echtzeit auf und stellt exakt dar, wo die Projekte stehen, und das mit über 100 Standardauswertungen.“ Ein weiterer Pluspunkt für den Büroinhaber ist die gute Erreichbarkeit der Hotline und die professionelle Unterstützung durch den Hersteller.
Noch im Dezember 2016 wurden die Mitarbeiter in der Handhabung des Programms geschult. Zeitgleich gab Martin Hüllmann die Projekt- und Auftraggeberdaten sowie alle Kosten ins Programm ein und übertrug die Zahlen der meisten laufenden Projekte in Kobold Control. Zudem budgetierte er die Stunden pro Leistungsphase und definierte die Soll-Stunden. Letztere ermittelte er über den Stundensatz als Mittelwert aller Mitarbeiter und errechnete dann mit dem System die Planstunden für jede neue Leistungsphase. Per Mausklick ermittelt das Programm den Gemeinkostenfaktor. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten.
Ab Januar 2017 wurden alle neuen Projekte in der Controllingsoftware angelegt und die Mitarbeiter ordnen seitdem ihre Zeiten den entsprechenden Leistungsphasen und Projekten zu. Nach Aufwand zu berechnende Tätigkeiten, wie z. B. Architekten- und Bauleitersitzungen oder Besondere Leistungen, geben die Planungsspezialisten genauso ein wie Tätigkeiten, die für die Allgemeinkosten eine Rolle spielen. Dazu zählen bei Hüllmann Architekten & Ingenieure u.a. Fortbildungen, Akquise, Kulanztätigkeiten etc.
Ergebnisse schon nach kurzer Zeit
Das erste positive Ergebnis für Hüllmann war, dass die Weitergabe der Stunden an den Steuerberater zwecks Erstellung der Gehaltsabrechnung – die Mitarbeiter bekommen die geleisteten Überstunden ausgezahlt – mit deutlich weniger administrativem Aufwand behaftet ist.
Zeitsparend ist auch die Unterstützung bei der Honorarermittlung und Angebots- sowie Rechnungsstellung. Dazu bildet die Software sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und beinhaltet alle Funktionen, um Honorare schnell und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen.
Durch den Einsatz des Controllingprogramms ändert sich die Ausrichtung des Büros, da man sich nun auf die wirtschaftlichen Projekte konzentriert. Martin Hüllmann: „Mir hilft Kobold Control, unsere Potenziale zu erkennen. Daher akquirieren wir nun vermehrt Projekte im Gewerbebau, denn diese können wir wirtschaftlicher abwickeln.“
Honorarvorschau
Hat Hüllmann in den zurückliegenden 1,5 Jahren akribisch die Daten gesammelt, um seine Projekte zu analysieren und somit Rückschlüsse zu ziehen, möchte er sich als nächstes intensiv mit der Honorarvorschau beschäftigen. Diese zeigt auf, wie weit jedes einzelne Projekt abgerechnet ist, was das Büro in den kommenden Monaten monatlich in Rechnung stellen kann, respektive wie viel Umsatz das Büro in den nächsten Monaten erwirtschaften wird. Dadurch wird für den Geschäftsführer ersichtlich sein, ob das Büro gut ausgelastet ist, und er kann – abhängig vom Auftragsbestand – entweder rechtzeitig vermehrt akquirieren oder sich nach neuen Mitarbeitern umschauen.
Dipl.-Ing. (FH) Martin Hüllmann: „Mir hilft Kobold Control, unsere Potenziale zu erkennen. Daher akquirieren wir nun vermehrt Projekte im Gewerbebau, denn diese können wir wirtschaftlicher abwickeln.“
