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Controllingsoftware im Planungsbüro PMR Projektmanagement Rostock

Controllingsoftware im Planungsbüro PMR Projektmanagement Rostock
Rechtzeitig gegensteuern

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Rostock als Oberzentrum in Mecklenburg-Vorpommern wächst jährlich um ca. 2 000 Einwohner und benötigt jedes Jahr rund 1 000 neue Wohnungen. Parallel hierzu ist die PMR Projektmanagement Rostock GmbH gewachsen. Um das Büro und die zahlreichen Projekte zu managen, setzt man auf stringentes Controlling mit entsprechender Software.

Heike Blödorn | jo

Im Jahre 2003 gründet der Bauingenieur Christian Clausen und der Kaufmann Alexander Gatzka das Planungsbüro Projektmanagement Rostock (PMR), das die Leistungsphasen 1 – 9 in der Architektur und die Leistungsphasen 1 – 6 in der Tragwerksplanung abdeckt. Seither ist das Architektur- und Ingenieurbüro stetig gewachsen und gehört mit 25 Mitarbeitern zu den größeren Büros in Mecklenburg-Vorpommern. Hauptsächlich sind die Planer im Geschosswohnungsbau tätig. Die Auftraggeber setzen sich vorwiegend aus Wohnungsbaugesellschaften, Bauträgern und auch privaten Investoren zusammen.
Durch das starke Wachstum war eine Controllingsoftware notwendig geworden. „Haben wir früher noch viel aus dem Bauch heraus entschieden, so geht das bei einem Unternehmen unserer Größenordnung nicht mehr“, erklärt Alexander Gatzka, der im Büro unter anderem für das Controlling zuständig ist.
So ist es Gatzka besonders wichtig zu erfahren, in welchen Leistungsphasen das Büro Geld verdient und in welchen es draufzahlt.
Nach einer Marktrecherche fiel die Wahl auf die Controllingsoftware der Kobold Management Systeme GmbH, da diese die Anforderungen der Rostocker abdeckt. Mit dem Programm Kobold Control kann der Geschäftsführer alle Prozesse, von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation, bearbeiten. Das im System integrierte Modul ‚Honorar‘ unterstützt zielgerichtet bei der Honorarermittlung. Rechtssichere Angebote sowie Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen können damit auch gestellt werden.
Der 1. Januar 2014 war der Stichtag. Seit diesem Zeitpunkt hat man bei PMR jedes neue Projekt in der Controllingsoftware angelegt. Zeitgleich gibt der Geschäftsführer den Gemeinkostenfaktor, die Daten der Projekte und der Auftraggeber sowie die Stundensätze der Mitarbeiter im Programm ein und kalkuliert ab diesem Zeitpunkt die Honorare mit dem System. Auch geben die Mitarbeiter seit Anfang 2014 ihre geleisteten Stunden ins Programm ein und weisen diese den entsprechenden Leistungsphasen der jeweiligen Projekte zu. Die Historie der bereits laufenden Projekte wird allerdings nicht eingepflegt, da der Aufwand zu hoch gewesen wäre. Alexander Gatzka dazu: „Um einen Überblick zu erhalten, habe ich die Resthonorare, die sich aus den bereits begonnenen Projekten noch ergeben, den jeweiligen Leistungsphasen der Projekte zugewiesen.“
Der Geschäftsführer budgetiert die Stunden pro Leistungsphase und definiert die Soll-Stunden. Letztere ermittelt er über den Stundensatz als Mittelwert aller Mitarbeiter und errechnet dann mit dem System die Planstunden für jede neue Leistungsphase.
Gewinn in Leistungsphasen 1 – 4
Mit dieser Vorgehensweise konnte Alexander Gatzka nach einem Jahr bereits feststellen, in welchen Leistungsphasen das Unternehmen besonders effektiv und welche Leistungsphasen eher kritisch sind. So ist man in den Phasen 1 – 4 äußerst effektiv, während die Phase 8 sich lediglich trägt. Da das Büro mit der Bauleitung groß geworden ist, kommen immer wieder Auftraggeber, die nur diese Phase beauftragen möchten. Das Fazit lautet: „Da kann ich keinen Nachlass mehr gewähren.“
Besondere Leistungen dokumentieren
Bei Projektbeginn setzt Alexander Gatzka sich mit den beteiligten Mitarbeitern zusammen und erläutert detailliert das neue Projekt inklusive der besonderen Leistungen. Die Mitarbeiter geben die dazu geleisteten Stunden mit Extra-Vermerken ins System ein. Da das Büro mit vielen Auftraggebern seit Jahren gut zusammenarbeitet, entscheidet man jedes Mal von Neuem, ob und in welchem Umfang die besonderen Leistungen abgerechnet werden. Diese können mittels S-Control detailliert dokumentiert werden, so dass kein Diskussionsbedarf auf Bauherrenseite aufkommt.
Da Kobold Control vielfältige Berichtsmöglichkeiten zur Verfügung stellt, analysiert Gatzka die einzelnen Leistungsphasen regelmäßig und erkennt je nach Ergebnis auch den Fortbildungsbedarf. So sind z. B. in der Leistungsphase 6 zu viele Stunden aufgelaufen. Nach Befragung der Mitarbeiter kristallisiert sich heraus, dass Schulungsbedarf bezüglich der Ausschreibung mit dem AVA-System besteht, woraufhin PMR einen Schulungstermin vereinbart. Auch stellt der Geschäftsführer fest, dass in der Entwurfsphase bei einigen Projekten zu viele Stunden auflaufen. Hier besteht Fortbildungsbedarf in Bezug auf barrierefreies Planen. Auch dieses Defizit wird abgestellt.
Auswertungen
Neben den Soll-Ist-Vergleichen für einzelne Projekte und Projektgruppen ist für Alexander Gatzka die Honorarvorschau eine wichtige Auswertung, um das Büro optimal zu steuern. Diese zeigt auf, wie weit jedes einzelne Projekt abgerechnet ist, was er in den kommenden zwölf Monaten monatlich in Rechnung stellen kann, bzw. wie viel Umsatz das Büro in den nächsten zwölf Monaten erwirtschaften wird.
„Anhand der Honorarvorschau erkenne ich, ob wir gut im Rahmen liegen oder ob wir verstärkt akquirieren müssen“, kommentiert der Geschäftsführer.
Als Vorteil sieht Gatzka, dass sowohl die Angebote als auch die Rechnungen rechtssicher, sauber und HOAI-konform erstellt werden können und das mit geringem Aufwand. Auch erhält er heute mittels der Controllingsoftware individuell auf seinen Bedarf zugeschnittene betriebswirtschaftliche Auswertungen.
„Ich sehe, wo ich Geld verdiene und wo nicht, und kann so rechtzeitig gegensteuern“, erläutert Gatzka.

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