Effizientes Controlling durch zentrale Datenspeicherung

Tobias Wielki | jo

Das Ingenieurbüro Gartenmann Engineering betreibt in der Schweiz fünf Filialen, die von Bern aus gesteuert werden. Schwerpunkte sind Akustik, Bauphysik, Energie sowie Nachhaltigkeit. Zur Effizienz-Steigerung müssen alle angefallenen Arbeiten lückenlos erfasst werden – eine umfassende Projektübersicht ist hierbei unerlässlich. Das Ingenieurbüro betreut viele kleine Projekte mit einer Laufzeit von bis zu drei Jahre und jährlich kommen rund 800 neue Aufträge hinzu. Um insgesamt noch effizienter zu werden, suchte Gartenmann Engineering ein Gesamtsystem, mit dem sich bestehende und künftige Kundendaten zentral erfassen und verwalten lassen. Wichtig hierbei war vor allem, dass die Lösung die Bedürfnisse der Ingenieure und des Managements abbildet. Aufgrund einer Empfehlung kam man auf die Branchenlösung Vertec Engineering. Für die Einführung des Gesamtsystems mussten alte und neue Daten miteinander verbunden werden und zentral verfügbar sein und zwar sowohl für die Projektleitung als auch die Geschäftsführung. Insbesondere die Integration eines CRM war ausschlaggebend bei der Wahl der neuen Lösung. Mit einer solch integrierten Lösung können nicht nur die Projektstände überwacht werden, sondern alle Projektmitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen haben auch Zugriff auf die lückenlose Kunden-Historie. Mit Vertec werden sämtliche Ansprüche der Ingenieure und des Managements lückenlos erfüllt: CRM, Projektmanagement, beispielhafte Dokumentenverwaltung und -automatisierung sowie umfangreiche Analysemöglichkeiten für das Management. „Uns war es wichtig, alles aus einer Hand zu haben und dies bereits von Beginn an….“, erklärt Stefan Berner, stellvertretender Geschäftsleiter. Durch die Einführung von Vertec wurden auch neue Prozesse eingeführt und ineffiziente Strukturen abgeschafft. So konnte die Wettbewerbsfähigkeit deutlich gesteigert werden. Dies gilt besonders, da die von allen Mitarbeitern erfassten Leistungen nun in den Projektübersichten zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht ein Echtzeit-Projektcontrolling und erlaubt eine Fakturierung der Leistungen entweder automatisiert oder auf Knopfdruck.