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Anforderung:
Effiziente und fehlerfreie Abwicklung von Bauvorhaben
Lösung:
Projektmanagement-Software für Architekten
Rudolf Pistora, Country Manager DACH, PlanRadar
Das Büro Bühring Architekten aus Wolfsburg ist auf die Bereiche Architektur und Innenarchitektur spezialisiert. Die Architekten haben den Anspruch, qualitativ hochwertige Architektur zu entwerfen und ihren Kunden gleichzeitig eine effiziente Projektbetreuung zu bieten. Entlang des gesamten Gebäudelebenszyklus‘ entwickeln Bühring Architekten Immobilien (darunter überwiegend Büro- und Verwaltungsgebäude) von der Planung bis zur Fertigstellung und Bauabnahme.
Üblicherweise arbeiten Architekten bei Bauabnahmen und Nachbegehungen immer noch mit Excel-Listen, ausgedruckten Ausschnitten von Grundrissen im Format DIN A3 und darauf geklebten roten Punkten zur Markierung der Mängel. Das Mitführen sämtlicher Unterlagen ist für die Projektbeteiligten jedoch sehr mühsam und unhandlich. Zusätzlich ist die Koordination aller Projektbeteiligten mit hohem Aufwand verbunden. Dies führt häufig dazu, dass der damit zusammenhängende Prozess zum einen sehr fehleranfällig, aber auch zeitaufwendig ist.
Digitale Lösungen wie PlanRadar können hier Abhilfe schaffen und den Prozess für alle Beteiligten ressourcenschonender und somit kostensparender gestalten. Auch Bühring Architekten verwenden das Tool zur effizienteren und fehlerfreien Abwicklung von Bauabnahmen.
Digitales Mängelmanagement erleichtert die Arbeit
Vornehmlich zum Einsatz kommt PlanRadar bei Bühring Architekten zur Dokumentation und Nachverfolgung der bei Bauabnahmen festgestellten Mängel. Über die App werden die relevanten Daten zu den Mängeln direkt vor Ort mit einem Smartphone oder Tablet aufgezeichnet. Im Anschluss daran werden die digitalen Baupläne mit zusätzlichen Informationen wie Textnotizen, Sprachnachrichten, Fotos oder kommentierten Planausschnitten versehen.
Zusätzlich wird die SaaS-Lösung zur Ticketerstellung bei der Abnahme der Leistungen des Generalunternehmers und des Innenausbaus eingesetzt. Auch die Dokumentation von Schäden an beispielsweise Material- und Möbellieferungen sowie die Nachverfolgung der Abarbeitung der Tickets werden mit der Software umgesetzt.
Außerdem wird das Aufgabenmanagement rund um die Erfassung der Mängel sowie die Bauabnahme für Architekten maßgeblich erleichtert. Einzelne Aufgaben werden mit Priorität, Fertigstellungsgrad und einer Erledigungsfrist versehen. Auch wiederkehrende Aufgaben können als solche angelegt werden.
Nehmen Projektbeteiligte am Auftrag Statusänderungen vor, fügen Kommentare oder Bilder hinzu, erhalten alle anderen Beteiligten automatisch eine Benachrichtigung. Das macht die Aufgabenverteilung im Team oder im Unternehmen sowie die Nachverfolgung effizient und bringt Struktur in die Arbeitsweise aller Beteiligten.
Vorteile auch für Projektsteuerung und Objektüberwachung
Die digitale Lösung wird von Bühring Architekten inzwischen auch vermehrt in der Projektsteuerung und der Objektüberwachungsphase verwendet. Ein aktuelles Projekt, bei dem PlanRadar genutzt wurde, ist der Neubau Capgemini Design Campus in Wolfsburg mit einem Investitionsvolumen von 20 Millionen Euro. Elf Personen – davon drei Mitarbeitende von Bühring Architekten, zwei Personen aufseiten der Bauherren und sechs Teammitglieder beim Generalunternehmer – waren aktiv an der Umsetzung der Immobilie beteiligt.
Je mehr Personen am Projekt arbeiten, desto höher ist der Koordinationsaufwand. Auch an dieser Stelle sind digitale Lösungen eine effiziente Möglichkeit, um den Prozess effektiver umzusetzen. Ob Pläne, hinterlegte Tickets, angefertigtes Bildmaterial oder der Kommunikationsverlauf zwischen den Projektbeteiligten: Alle erfassten Daten werden sicher in einer Cloud gespeichert und verfügbar gehalten. Alle Informationen lassen sich dank praktischer Such- und Filterfunktion projektübergreifend und innerhalb von Sekunden auffinden. Daten zu einem Projekt sind so auch Jahre nach Abschluss eines Projekts jederzeit von allen Projektbeteiligten aufrufbar. Durch die Erstellung von individualisierbaren Projektberichten wird so die lückenlose Dokumentation bei konsistenter Beweissicherung seitens Bühring Architekten sichergestellt.
Durch den Einsatz von PlanRadar ergeben sich für die Teams zudem weitere praktische Vorteile. Einerseits können zahlreiche Vor-Ort-Termine eingespart werden, weil über digitale Lösung das Abarbeiten der Mängel auch vom Büro aus nachverfolgt und überprüft werden kann. Außerdem ersetzen Smartphone und Tablet das Mitführen von Plänen, Kameras und Notizzetteln. Bühring Architekten haben damit einen geringeren Papierverbrauch und können Nachbearbeitungskosten einsparen.
Bei Bauabnahmen bis zu 80 Prozent Zeit einsparen
Das übersichtliche Planmanagement, die effiziente Kommunikation mit Projektpartnern und die lückenlose Dokumentation aller Projektinformationen sorgen dafür, dass Bühring Architekten durch den Einsatz von PlanRadar mehr Struktur in ihre Projekte bringen und so Zeit und Kosten sparen. Wurden bei einer umfangreichen Bauabnahme mit den herkömmlichen Prozessen rund 100 Arbeitsstunden verbucht, kann dies durch die SaaS-Lösung auf 20 Stunden reduziert werden. Im Vergleich zum analogen Prozess werden nur noch 20 Prozent an Arbeitszeit benötigt.
Denn nicht allein die Erfassung und Dokumentation der Mängel wird mit der Software effizient und präzise erledigt, sondern auch bei der Zusammenstellung der Abnahmeunterlagen wird Zeit und aufgrund dessen Kosten gespart. Außerdem können durch die genaue Bestandsaufnahme viele Missverständnisse im Zuge der weiteren Nachverfolgung vermieden werden, Informationen gehen nicht mehr verloren und der Prozess ist somit insgesamt effektiver.
