Heike Blödorn / r.
Für die meisten Planer sind Büromanagement, Zeitkalkulation und betriebswirtschaftliche Auswertungen eher mühsame Pflicht als Kür, für den Bestand des Planungsbüros aber doch von Wichtigkeit.
Zu den Planern, die Wirtschaftsbetrachtungen für absolut notwendig halten, gehört Jochen Siebel, geschäftsführender Gesellschafter der Ingenieurplan Siebel GmbH & Co. KG in Haan bei Düsseldorf.
Fehlstunden in den Griff bekommen
Jochen Siebel: „Ich benötigte ein System, um unsere Fehlstunden in den Griff zu bekommen.“ Die Summe der nicht fakturierbaren Stunden war fünfstellig. Ein Verlust, der für das 12-köpfige Büro, das zu 60 Prozent im Gewerbe- und Industriebau tätig ist, nicht leicht zu verschmerzen war.
Nach einer Marktrecherche entschied sich der Planer für die Standardlösung S-Control des Wuppertaler Anbieters von Controlling- und Honorarermittlungstools Kobold Management Systeme GmbH.
Wirtschaftliche Steuerung sämtlicher Projekte
Speziell auf die Anforderungen mittelständischer Planungsbüros zugeschnitten, bietet das Programm Architekten und Ingenieuren eine wirtschaftliche Steuerung sämtlicher Projekte mittels zeitnaher Mitarbeiter- und Projektauswertungen.
In der Praxis heißt das: Sämtliche anfallenden Kosten werden Projekten und Tätigkeiten zugeordnet und den vereinbarten Honoraren gegenübergestellt. Da die Projekte in Gemeinkostenprojekte und Kostenträgerprojekte unterschieden werden, ist es möglich, den Gemeinkostenfaktor zu berechnen. Dazu zählen beispielsweise Kosten für Akquisition, Administration und Miete. Diese werden vom Anwender erfasst und automatisch von der Software auf die Projekte umgelegt. Dadurch wird eine exakte Gesamtkostenabschätzung für die weitere Projekt- und Finanzplanung möglich.
Ein weiterer Vorteil: Durch Kenntnis der Gemeinkostenstruktur sind Bruttostundensätze aus den Nettostundensätzen ablesbar. Auch dies gibt Planungssicherheit.
Die Entscheidung fiel dem Planer wegen des guten Preis-/Leistungsverhältnisses, der leichten, übersichtlichen Handhabung des Systems und nicht zuletzt wegen der ganzheitlichen Betreuung durch das Softwarehaus leicht. Begann man 2001 mit einigen Lizenzen, so arbeitet die Ingenieurplan Siebel heute mit einer Serverlizenz.
Zugriff auf das System müssen alle Projektverantwortlichen haben. Jochen Siebel erklärt: „Unser Projektportfolio besteht aus großen Projekten aber auch einer Vielzahl kleiner Projekte. Und gerade bei diesen ist die Kostensteuerung für eine wirtschaftliche Abwicklung immens wichtig.“
So zeichnet jeder Projektverantwortliche sowohl für die fachliche als auch für die wirtschaftliche Abwicklung seiner Projekte verantwortlich und ist damit auch für die Einhaltung der sich aus dem Honorar ergebenden Planstunden zuständig.
Allgemeinkosten
Die Kosten können projekt- und tätigkeitsbezogen den vereinbarten Honoraren gegenübergestellt werden. Zusammen mit der Kenntnis des Gemeinkostenfaktors ermöglicht dies eine ständige Erfolgskontrolle der Projekte.
Durch die Verwendung von projektbezogenen Kostensätzen für Stundensätze, Reisekosten und allgemeine Kosten ist es möglich, ohne Zusatzaufwand externe Abrechnungen zu erstellen. Planer Siebel dazu: „Ich überlege genau, mit wie viel Aufwand ich welche Ergebnisse erhalte. Wir geben z. B. in S-Control alle Daten ein, die für die Ermittlung des Allgemeinkostenfaktors notwendig sind, wie Fahrtkosten, Betriebsnebenkosten, Gehälter der Sekretärinnen, so dass wir – und das ist mir wichtig – ständig eine Überprüfung in den eigenen Projekten haben.“
Detaillierte Zeiterfassung
Da Personalkosten rund 80 Prozent der Gesamtkosten eines Planungsbüros ausmachen, stellen diese eine entscheidende Controlling-Kennzahl dar. Eine tägliche und detaillierte Zeiterfassung aller Mitarbeiter und deren Verteilung auf die Projekte ist somit ein nicht zu unterschätzender Einsatz, der sich „rechnet“.
Siebel: „Die Mitarbeiter geben ihre Stunden projektbezogen ins System ein und wir stellen diese dem Kunden in Rechnung.“ Wichtig dabei ist, den Mitarbeitern zu erklären, welche Texte sie außer den Standardeinträgen eingeben können und müssen, damit für den Bauherren die Art der Tätigkeit insbesondere bei Sonderleistungen nachvollziehbar ist.“ Auch rechnet Ingenieurplan damit die Fahrtkosten über eine Auswertungsmatrix ab.
Regelmäßige Auswertungen
In regelmäßigen Abständen fährt der Büroinhaber Auswertungen sowohl über die einzelnen Projekte als auch über das gesamte Büro. Die im System zur Verfügung stehenden Standardberichte sehen unterschiedliche Grafiken und Auswertungen vor, wie z.B. Kostenvergleich Projekte und Budget/Ist-Kosten, Fahrtenbuch, Mitarbeiterstundenzettel, Urlaubslisten. Darüber hinaus können die Daten nach Excel zwecks weiterer Bearbeitung exportiert werden.
Überprüft werden bei der Ingenieurplan Siebel der Leistungsstand der einzelnen Projekte mit den aufgelaufenen Stunden. Bei den Großprojekten ist das relativ einfach. Bei der Vielzahl der kleinen Projekte ist laut Jochen Siebel allerdings der Aufwand ständiger Auswertungen enorm hoch – verglichen mit den Auswertungen für die Großprojekte.
Exakte Kennzahlen überlebensnotwendig
Da das Controlling-System jederzeit einen Überblick über die laufenden Projekte bietet, wickelt Jochen Siebel heute seine Projekte durch zeitnahe Mitarbeiter- und Projektauswertungen wirtschaftlich ab – Fehlstunden gehören der Vergangenheit an.
Arbeitszeiten und Nebenkosten sind einfach eingegeben sowie bürospezifische Standardauswertungen schnell erstellt.
Für die Weiterentwicklung des Planungsbüros liefert S-Control wichtige Funktionalitäten, um Unternehmensziele und langfristige Strategien abzubilden. Planer Siebel: „Exakte Kennzahlen, die jederzeit Auskunft über den aktuellen Stand des Büros geben, sind heute überlebensnotwendig.“
Weitere Informationen
S-Control bba 579
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