Ein Großraumbüro – darauf setzen immer mehr Unternehmen. Das Münchner Beratungsunternehmen conceptsued erklärt, weshalb Konzepte für Open Space Offices häufig scheitern – und wie sie gelingen.
„Fakt ist, dass offene Bürokonzepte den gewachsenen Anforderungen an Kommunikation und soziale Interaktion in Unternehmen entsprechen müssen“, sagt Timo Brehme, Gründer und Geschäftsführer der conceptsued GmbH.
Das deutschlandweit sowie in Österreich aufgestellte Beratungsunternehmen unterstützt nationale und internationale Firmen seit 2003 bei der Auswahl und Neugestaltung von Gewerbeimmobilien.
„[…] nur durch eine gute Planung und Umsetzung lässt sich das Potenzial entfalten, das die offene Bürolandschaft bietet – nämlich die geistige Freiheit der Mitarbeiter zu unterstützen und damit die Wertschöpfung eines jeden Unternehmens zu erhöhen“, sagt Brehme.
Hier erklärt er, welche gravierenden Fehler bei der Einführung solcher Arbeitswelten häufig begangen werden – und wie sie vermieden werden können.
Planungsfehler 1: Platzsparen im Fokus
Wenn Unternehmen zunehmend auf Großraumbüros setzen, steckt dahinter meist ein Hauptmotiv: das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter.
Timo Brehme: „Unter dem Deckmantel offenerer Kommunikation werden Arbeitsflächen eng belegt. Dabei vergessen viele Unternehmer, wie wichtig in einem solchen Konzept Angebote von Mehrwert- und Kollaborationsflächen sind. Nur mit ihnen lassen sich […] Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen. Wer nicht in Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte investiert, verhindert Teamarbeit, statt sie zu fördern.“
Planungsfehler 2: Der Mitarbeiter hat im Veränderungsprozess keine Stimme
Wenn Unternehmen plötzlich Open-Space-Büros planen, birgt das viel Zündstoff – vor allem, wenn die Mitarbeiter ihr bisheriges Berufsleben weitgehend in kleinen Büroeinheiten und mit Sacharbeit am PC verbracht haben. Trotzdem stellen viele Chefs ihr Team vor vollendete Tatsachen.
Timo Brehme: „Seinen Mitarbeitern zu sagen: ‚Hier ist Euer neues Großraumbüro, kommt damit klar‘, funktioniert nicht. Jeder Angestellte ist ein Mensch mit Bedürfnissen, Gewohnheiten und Angst vor Veränderung. Mitarbeiter müssen deshalb frühzeitig in den Change-Prozess einbezogen werden.“
Er rät dazu, gemeinsam Richtlinien für eine neue Bürokultur zu erarbeiten – denn ein Großraumbüro schafft neue Freiheiten, aber auch neue Pflichten.
„Eine Bürokultur lässt sich nicht von Einzelnen schaffen und einem Team überstülpen. Raum, Mensch und Organisation müssen zusammenpassen.“
Planungsfehler 3: Mangelhafte technische Ausstattung
Angestellte müssen heute nicht mehr physisch auf einem Platz sitzen, um effektiv zu arbeiten. Statt auf die Arbeitszeit vor Ort zu achten, setzen viele Unternehmer deshalb längst auf Zielvereinbarungen. Damit die Ziele aber auch erreicht werden können und Mitarbeiter sowohl im Open Space Office wie auch im Homeoffice jederzeit für Kollegen und Kunden erreichbar sind, müssen Unternehmer in die entsprechende Technik investieren. So ist eine Ausstattung mit mobilen Endgeräten erforderlich. Weitere Möglichkeiten eröffnet cloudbasiertes Arbeiten.
„Daten müssen von überall auf der Welt zugänglich sein. Verschiedene Mitarbeiter müssen in Echtzeit an einer Datei arbeiten können. Digitale Unterschriften sollten ebenso ermöglicht werden wie der Online-Zugang zu Geschäftsabschlüssen. Nur so lassen sich eine flexible Bürostruktur schaffen, zugleich Ablagefläche reduzieren und der gesellschaftliche Wandel in die Bürokultur integrieren.“
Planungsfehler 4: Fehlende Rückzugsmöglichkeiten
Wer im Open Space arbeitet, benötigt Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten. Diese in ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen, vergessen Unternehmer häufig.
„Firmenchefs müssen dafür sorgen, dass das Verhältnis zwischen kommunikativem und konzentriertem Arbeiten ausgeglichen ist. Sonst werden Mitarbeiter sehr schnell unzufrieden“, sagt Timo Brehme.
Allerdings müssen Rückzugsorte nicht zwangsläufig einzelne schließbare Räume sein. Auch Think Tanks, Telefonzellen oder intelligente Möblierungen schaffen Rückzugszonen, Mobilität und unterschiedliche Arbeitsatmosphären innerhalb der Open Spaces.
Planungsfehler 5: Zu viele Störfaktoren
Wenn Unternehmer und Angestellte an Störquellen im Großraumbüro denken, wird Lärm oft als erstes genannnt. Tatsächlich gibt es aber eine Reihe weiterer Störfaktoren, die bei der Planung bedacht werden müssen.
Timo Brehme: „Wenn es um einen optimalen Workflow und Wohlbefinden am Arbeitsplatz geht, müssen Raumplaner neben Geräuschpegel oder Raumhall auch visuelle Reize im Blick haben. Dabei spielen Verkehrswege eine wichtige Rolle. Wo werden beispielsweise Sofalandschaften aufgebaut, wo eine Lounge eingerichtet, wo der Kicker aufgestellt?“
Ein schickes Sofa neben Arbeitsplätzen aufzustellen, sei optisch vielleicht ansprechend, funktionell aber Nonsens.
„Denn, wer soll sich hier hinsetzen, um mit Kunden zu telefonieren, während die Kollegen nebenan arbeiten?“
Zudem müsse auch der Kundenverkehr zwingend beachtet werden. Externe Personen wie Klienten oder Getränkelieferanten sollten Großraumbüros nicht durchschreiten müssen. Das lenke die Mitarbeiter unnötig ab.
